Usare i form di DocuWare per ottimizzare la raccolta di informazioni
In molte professioni è necessario un gran numero di moduli che vanno riempiti per ottenere informazioni specifiche. In alcuni casi però, queste informazioni si ripetono, creando confusione. Grazie ai form di DocuWare è possibile facilitare il processo di raccolta dei dati che ti servono.
Oltre alla creazione di moduli è infatti possibile anche unire form con dati simili. Questa funzione ti permette di raccogliere tutte le informazioni che ti servono in un unico form web. È poi possibile riempire i documenti che ne risultano ed archiviarli in DocuWare.
Creare i form di DocuWare
La prima fase è la creazione del form web che raccoglierà i dati. Utilizzando il Form Designer “what you see is what you get” potrai spostare facilmente i campi da compilare e modificarne le impostazioni.In qualsiasi momento potrai cliccare su bottone “Anteprima” per visualizzare come il web form verrà mostrato all’utente.
Creare l’unione dei form di DocuWare
Il prossimo passo è impostare lo stile del form. Come già detto, è possibile riempire form multipli con informazioni già raccolte. Dunque dovrai scegliere l’opzione “merge forms” (unisci moduli).
Ora seleziona il primo modulo che utilizzerai come base per la mappatura delle informazioni. Per farlo clicca su “Add merge form” e seleziona un modulo esistente. Questi form possono essere in ogni formato supportato da DocuWare, come PDF, TIFF, JPG, Word o Excel.
Il modulo selezionato sarà aperto nel Merge Form Designer. In questa fase potrai impostare le modalità con cui le informazioni saranno raccolte nel form selezionato. Ogni campo creato nel web form può essere facilmente collegato agli altri campi creati nel documento. La grandezza e l’allineamento del campo possono essere aggiustate, come il modo in cui il testo vi apparirà all’interno. Potrai inserire un testo di esempio per ogni campo, opzione utile per testare la possibilità di inserire un contenuto più lungo.
Archiviazione dei form di DocuWare
Una volta completata la mappatura della prima unione dei form, puoi scegliere come archiviarli in DocuWare. Seleziona il raccoglitore che vuoi utilizzare per l’archiviazione.
Ora puoi mappare i campi indice della finestra di dialogo. Hai la possibilità di utilizzare informazioni già raccolte sul Web Form oppure un valore fisso, come per esempio la tipologia di documento. Una volta terminata l’indicizzazione dei campi, puoi cliccare su “Add another merge form” per aggiungere un altro modulo nel Merge Form Designer. Potrai effettuare questa operazione per tutti i documenti che desideri creare a partire dal form. Di default è possibile scegliere dove posizionare all’interno di DocuWare il risultato del processo.
Al termine dell’ultima mappatura, potrai assegnare i permessi, scegliendo tra User semplici e Amministratori del modulo. I primi sono coloro che compileranno il form di DocuWare con le informazioni richieste. L’utente creatore del form ne sarà amministratore per impostazione standard.
Una volta terminato il processo, verrai riportato alla lista di form disponibili. Il modulo più recente sarà mostrato in fondo all’elenco. Un messaggio pop-up ti permetterà l’accesso istantaneo al tuo modulo, ma potrai sempre trovarlo anche nell’elenco generale.
Usare i form di DocuWare
Per permettere all’utente di riempire il modulo, ti basterà mandargli l’URL del form. Il destinatario visualizzerà semplicemente l’interfaccia da compilare del tuo formulario.
In fondo al form ci sarà un bottone di invio. Una volta cliccato, riceverai un messaggio di conferma. Il modulo web sarà inserito in DocuWare. Le informazioni raccolte saranno aggiornate in ogni form precedentemente unito, che sarà archiviato in DocuWare secondo le tue impostazioni prestabilite.
Utilizzando i form di DocuWare potrai facilmente eliminare l’archiviazione di dati ridondanti. I form i DocuWare facilita anche la raccolta dei dati e la loro l’archiviazione ordinata.
Vuoi saperne di più sulla gestione documentale DocuWare e l’automatizzazione dei flussi aziendali?
Non esitare a contattarci!
I nostri consulenti sono a tua disposizione per rispondere alle tue domande e analizzare la tua situazione documentale!
