Come usare le cartelle di progetto in DocuWare
Scopri anche tu le cartelle di progetto in DocuWare, un modo ancora più semplice e veloce per archiviare i tuoi documenti.
L’uso delle cartelle offre la possibilità di visualizzare un riassunto perfetto delle relazioni tra documenti all’interno di uno stesso progetto. Le nuove informazioni sono immediatamente visibili e disponibili per tutti i partecipanti al progetto. Puoi sfruttare lo stesso metodo anche per l’archiviazione in DocuWare.
Nel Web Client, la possibilità di strutturare il lavoro in questo modo è disponibile solo a partire dalla versione 6.10. Se stai lavorando su più progetti puoi, per esempio, impostare una cartella per ogni progetto su cui la tua impresa sta lavorando. Successivamente puoi creare delle sottocartelle che suddividano i documenti per tipologia. I documenti che vi corrisponderanno saranno mostrati in questo spazio. I termini di indicizzazione utilizzati per i documenti saranno la base per nominare le cartelle.
Quando crei un nuovo documento per il progetto, trascinalo semplicemente dal desktop del tuo computer o dal file system direttamente nella cartella appropriata. Il documento è archiviato in DocuWare e i valori di indicizzazione vengono assegnati secondo la struttura delle cartelle predefinita. Immediatamente, tutti i colleghi autorizzati a visualizzare il contenuto potranno lavorarci.
A cosa servono le cartelle di progetto in DocuWare
Questo metodo é utilizzato per accedere a documenti di progetto e archiviarne di nuovi. Il lavoro é così più semplice e organizzato. La struttura risulta utile specialmente ai colleghi che non sono abituati ad utilizzare il sistema di indicizzazione di DocuWare.
Inoltre, se utilizzi Google Chrome come browser, puoi trascinare non solo file individuali, ma intere cartelle dal desktop o dal file system direttamente nella struttura di DocuWare. Tutti i documenti nella cartella vengono poi archiviati usando proprio il nome della cartella come un termine di indicizzazione. Così sia la cartella che i documenti in essa archiviati seguiranno una struttura analoga a quella che usi abitualmente nel tuo file system.
Le cartelle di progetto in DocuWare saranno dunque distribuite seguendo una struttura specifica e risulteranno molto facili da utilizzare durante la ricerca dei documenti.
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