GESTIONE DELLE SCADENZE E DEI CONTRATTI

Con DocuWare puoi facilmente gestire tutte le scadenze

Scopri i segreti per una gestione completa delle scadenze. Grazie alla nostra soluzione avanzata di gestione documentale è possibile unire un archivio digitale sicuro e protetto a un efficiente gestione delle scadenze, così da eliminare tutta la carta, semplificare la gestione di tutti i processi aziendali e rispettare i termini contrattuali senza errori o ritardi.

app disdette

Un webinar per scoprire come attivare uno scadenziario efficace con DocuWare

🔴 25 giugno dalle 9.00 alle 10.00

Gestione delle scadenze

Durante il webinar, ti presenteremo due metodi per gestire efficacemente le scadenze utilizzando DocuWare.

Primo Metodo: Liste e Timbri

Il primo metodo è una combinazione semplice ma efficace di liste e timbri digitali: utilizzando una dashboard intuitiva, potrai visualizzare in tempo reale i documenti in scadenza nel mese corrente o in qualsiasi altro intervallo di tempo da te stabilito.

Apponendo un timbro digitale su un documento, questo cambierà stato automaticamente, permettendo a tutti di sapere se, per esempio, hai deciso di rinnovare o disdire un contratto in scadenza. Grazie ai timbri, i tuoi documenti diventano “parlanti” e comunicano le azioni intraprese.

Secondo Metodo: Liste, Timbri e Workflow

Il secondo metodo è una combinazione potente di liste, timbri e workflow automatizzati. Durante il webinar vedrai come il reparto Contabilità può controllare le scadenze attraverso attività di workflow automatiche. Questo permette loro di confermare facilmente la classificazione indicando la scadenza e il referente di reparto per ogni contratto specifico.

Il referente di reparto riceverà automaticamente un’attività assegnata in DocuWare e sarà guidato nella procedura di rinnovo o disdetta del contratto. Se si tratta di un rinnovo, il referente dovrà confermare la nuova scadenza; in caso di disdetta, dovrà allegare la lettera di disdetta.

Ogni passaggio del processo verrà timbrato digitalmente e registrato nella cronologia del documento, assicurando che tutte le azioni siano tracciate e disponibili nel tempo.

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Modulo LP Gestione Scadenze

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Come tenere sotto controllo tutte le scadenze grazie a un sistema di gestione documentale

gestione disdetta contratto

NECESSITÀ

Nelle nostre organizzazioni siamo costantemente confrontati con la sfida della gestione delle scadenze e del rispetto delle tempistiche e vogliamo liberarci dal peso di documenti in scadenza e interminabili to-do list.

RISCHI
La mancata disdetta di un contratto non necessario, scordarsi di rivedere per tempo le condizioni contrattuali con un fornitore, non sollecitare per tempo i debitori, possono essere dimenticanze costose per un’organizzazione.

SOLUZIONE
Con il nostro archivio e scadenzario DocuWare, potrai focalizzarti sulle priorità del giorno, risparmiando tempo ed energia che altrimenti spenderesti cercando di tenere a mente impegni futuri.

Puoi gestire con facilità tutto ciò che è in procinto di scadere all’interno della tua azienda, dalla documentazione, ai progetti, alla formazione del personale, grazie al software gestionale di scadenze.

Disporre di un archivio digitale con tutte le approvazioni necessarie e la traccia di chi ha fatto cosa è un aspetto strategico per varie ragioni:

  • Puoi automatizzare la gestione delle scadenze e inviare una notifica e-mail in modo automatico alle persone designate.
  • Ogni evento in scadenza può innescare automaticamente delle azioni personalizzabili in base alle esigenze.
  • Il tempo dedicato alla verifica delle scadenze, all’assegnazione e alla presa in carico delle attività relative, può essere così dedicato ad attività a maggior valore aggiunto.
  • DocuWare è anche un’app scadenze documenti sempre connessa e accessibile da qualsiasi dispositivo
sistema di gestione documentale docuware

Casi d’uso del software DocuWare per gestire le scadenze in ufficio

La gestione automatizzata delle scadenze ti offre un approccio semplice e veloce per tenere sotto controllo qualsiasi tipo di deadline aziendale: migliorando l’efficienza operativa riduci lo stress e aumenti la produttività.

gestione scadenze contratti

Scadenze fatture Debitori

Preserva la liquidità aziendale e ottimizza il controllo degli incassi grazie alla gestione del ciclo di sollecito pagamenti che ti consente un tempestivo recupero dello scoperto.

gestione scadenze contratti

Scadenze fatture Creditori

Monitora le scadenze delle fatture da pagare. Così eviti ritardi nei pagamenti e possibili spese di richiamo aggiuntive, ottimizzando le relazioni positive con i fornitori e prevenendo possibili cessazioni di forniture.

scadenza contratti

Gestione dei contratti

Rinnovo, modifica e risoluzione: automatizza con il nostro software il processo di notifica dei contratti in scadenza per prevenirne il rinnovo involontario o la mancata proroga. In questo modo riceverai avvisi tempestivi per intervenire prontamente e pianificare le azioni necessarie per ogni contratto imminente.

rinnovo documenti

Rinnovo dei documenti d'identità e dei permessi di lavoro

Come HR ricevi per tempo un’e-mail automatica quando è necessario richiedere ai propri collaboratori un documento aggiornato. Grazie al workflow puoi anche farti guidare nel processo di rinnovo del permesso di lavoro.

rinnovo certificati

Rinnovo delle certificazioni ricorrenti

Corsi di formazione ricorrenti o ri certificazioni per la rivendita di prodotti possono essere monitorati dal responsabile HR sfruttando le potenzialità del sistema di gestione documentale DocuWare.

gestione scadenze reclami

Gestione reclami e segnalazioni

Risolvi il problema il più rapidamente possibile, ma comunque entro termini prestabiliti. È importante fare un follow-up con il cliente per assicurarsi che sia soddisfatto della soluzione proposta in modo da rafforzare la relazione con il cliente e prevenire future insoddisfazioni.

gestione scadenze

Gestione scadenze degli audit

Implementa il processo di notifica della scadenza di registrazione dei documenti contabili. Centralizza la gestione dei documenti aziendali e semplifica il monitoraggio delle scadenze contabili per garantire la conformità con la legge sulla tenuta dei libri contabili.

rinnovo scheda prodotto

Aggiornamento delle schede prodotti

Monitora e gestisci le schede prodotto del reparto marketing e vendita utilizzando DocuWare come uno scadenziario: grazie alle liste e ai timbri puoi segnalare ai tuoi colleghi quando è stato aggiornato un documento o per quando ne è previsto l’aggiornamento.

Digitalizza con noi i processi di gestione delle risorse umane nella tua azienda.

  • Analizziamo la tua situazione attuale per capire quali attività rallentano i tuoi processi in ambito risorse umane.
  • Ti mostriamo come con DocuWare puoi centralizzare e proteggere i dati dei dipendenti e di come puoi semplificare i processi delle risorse umane.
  • Calcoliamo quanto puoi risparmiare in termini di tempo e costi operativi rispetto al metodo che utilizzi oggi.
Siamo leader nella trasformazione digitale dei processi aziendali.

Lavoriamo con la tecnologia DocuWare dal 1995 e continua ad essere riconosciuta come una delle migliori soluzioni di Enterprise Content Management (ECM / DMS) sul mercato, stupendoci ogni giorno per innovazione, flessibilità e sicurezza.

DocuWare Platinum Partner 2024
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DocuWare Customer Service Champion 2024

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