Scopri i segreti per una gestione completa delle scadenze. Grazie alla nostra soluzione avanzata di gestione documentale è possibile unire un archivio digitale sicuro e protetto a un efficiente gestione delle scadenze, così da eliminare tutta la carta, semplificare la gestione di tutti i processi aziendali e rispettare i termini contrattuali senza errori o ritardi.
🔴 25 giugno dalle 9.00 alle 10.00
Durante il webinar, ti presenteremo due metodi per gestire efficacemente le scadenze utilizzando DocuWare.
Il primo metodo è una combinazione semplice ma efficace di liste e timbri digitali: utilizzando una dashboard intuitiva, potrai visualizzare in tempo reale i documenti in scadenza nel mese corrente o in qualsiasi altro intervallo di tempo da te stabilito.
Apponendo un timbro digitale su un documento, questo cambierà stato automaticamente, permettendo a tutti di sapere se, per esempio, hai deciso di rinnovare o disdire un contratto in scadenza. Grazie ai timbri, i tuoi documenti diventano “parlanti” e comunicano le azioni intraprese.
Il secondo metodo è una combinazione potente di liste, timbri e workflow automatizzati. Durante il webinar vedrai come il reparto Contabilità può controllare le scadenze attraverso attività di workflow automatiche. Questo permette loro di confermare facilmente la classificazione indicando la scadenza e il referente di reparto per ogni contratto specifico.
Il referente di reparto riceverà automaticamente un’attività assegnata in DocuWare e sarà guidato nella procedura di rinnovo o disdetta del contratto. Se si tratta di un rinnovo, il referente dovrà confermare la nuova scadenza; in caso di disdetta, dovrà allegare la lettera di disdetta.
Ogni passaggio del processo verrà timbrato digitalmente e registrato nella cronologia del documento, assicurando che tutte le azioni siano tracciate e disponibili nel tempo.
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NECESSITÀ
Nelle nostre organizzazioni siamo costantemente confrontati con la sfida della gestione delle scadenze e del rispetto delle tempistiche e vogliamo liberarci dal peso di documenti in scadenza e interminabili to-do list.
RISCHI
La mancata disdetta di un contratto non necessario, scordarsi di rivedere per tempo le condizioni contrattuali con un fornitore, non sollecitare per tempo i debitori, possono essere dimenticanze costose per un’organizzazione.
SOLUZIONE
Con il nostro archivio e scadenzario DocuWare, potrai focalizzarti sulle priorità del giorno, risparmiando tempo ed energia che altrimenti spenderesti cercando di tenere a mente impegni futuri.
Puoi gestire con facilità tutto ciò che è in procinto di scadere all’interno della tua azienda, dalla documentazione, ai progetti, alla formazione del personale, grazie al software gestionale di scadenze.
Disporre di un archivio digitale con tutte le approvazioni necessarie e la traccia di chi ha fatto cosa è un aspetto strategico per varie ragioni:
La gestione automatizzata delle scadenze ti offre un approccio semplice e veloce per tenere sotto controllo qualsiasi tipo di deadline aziendale: migliorando l’efficienza operativa riduci lo stress e aumenti la produttività.
Preserva la liquidità aziendale e ottimizza il controllo degli incassi grazie alla gestione del ciclo di sollecito pagamenti che ti consente un tempestivo recupero dello scoperto.
Monitora le scadenze delle fatture da pagare. Così eviti ritardi nei pagamenti e possibili spese di richiamo aggiuntive, ottimizzando le relazioni positive con i fornitori e prevenendo possibili cessazioni di forniture.
Rinnovo, modifica e risoluzione: automatizza con il nostro software il processo di notifica dei contratti in scadenza per prevenirne il rinnovo involontario o la mancata proroga. In questo modo riceverai avvisi tempestivi per intervenire prontamente e pianificare le azioni necessarie per ogni contratto imminente.
Come HR ricevi per tempo un’e-mail automatica quando è necessario richiedere ai propri collaboratori un documento aggiornato. Grazie al workflow puoi anche farti guidare nel processo di rinnovo del permesso di lavoro.
Corsi di formazione ricorrenti o ri certificazioni per la rivendita di prodotti possono essere monitorati dal responsabile HR sfruttando le potenzialità del sistema di gestione documentale DocuWare.
Risolvi il problema il più rapidamente possibile, ma comunque entro termini prestabiliti. È importante fare un follow-up con il cliente per assicurarsi che sia soddisfatto della soluzione proposta in modo da rafforzare la relazione con il cliente e prevenire future insoddisfazioni.
Implementa il processo di notifica della scadenza di registrazione dei documenti contabili. Centralizza la gestione dei documenti aziendali e semplifica il monitoraggio delle scadenze contabili per garantire la conformità con la legge sulla tenuta dei libri contabili.
Monitora e gestisci le schede prodotto del reparto marketing e vendita utilizzando DocuWare come uno scadenziario: grazie alle liste e ai timbri puoi segnalare ai tuoi colleghi quando è stato aggiornato un documento o per quando ne è previsto l’aggiornamento.
Lavoriamo con la tecnologia DocuWare dal 1995 e continua ad essere riconosciuta come una delle migliori soluzioni di Enterprise Content Management (ECM / DMS) sul mercato, stupendoci ogni giorno per innovazione, flessibilità e sicurezza.
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