DOCUWARE

Software leader nella gestione documentale Cloud e automazione dei processi aziendali.

Palo Alto SA DocuWare Platinum Partner 2024

Fai un passo dopo l’altro, parti in piccolo e cresci con noi.

CAMPI D'APPLICAZIONE: CON DOCUWARE PUOI FARE PRATICAMENTE TUTTO

IMPORTA LE INFORMAZIONI

DocuWare importa automaticamente i file nell’archivio centrale, indipendentemente dal fatto che vengano scansionati, prelevati da una cartella o creati da un’applicazione nativa.

  • Documenti cartacei digitalizzati con scanner o stampanti multifunzione
  • File elettronici importati automaticamente da cartelle condivise
  • E-mail e allegati di Outlook
  • Dati da mobile, da foto, Whatsapp ecc.
  • Documenti creati da altre applicazioni utilizzando la funzione di stampa, come presentazioni, report, fatture, corrispondenza, contratti o disegni CAD
  • Moduli per l’acquisizione facilitata dei dati inseriti dall’utente
  • Intere cartelle dal file system Windows all’archivio digitale
  • Documenti esportati dal tuo ERP: i PDF di report, fatture, note di credito vengono importati automaticamente

ORGANIZZA E DIGITALIZZA I DATI

Durante l’importazione indicizza in modo intelligente ogni documento in base ai relativi metadati, contenuto e qualsiasi codice a barre disponibile.

  • Indicizzazione intelligente basata su tecnologia AI
  • Riconoscimento barcode e QR: legge e utilizza le informazioni per l’indicizzazione dei documenti
  • Arricchimento dati: usa i dati di altre applicazioni per completare i metadati indicizzati di un documento
  • Indicizzazione full-text: oltre ai metadati strutturati, traduce in OCR tutto il contenuto per query di ricerca precise e personalizzabili

GESTISCI I FLUSSI DI LAVORO

DocuWare ordina, distribuisce e collega i dati per guidare il team nei processi aziendali.

  • Grazie all’editing digitale puoi usare timbri, annotazioni o correzioni di immagini senza modificare i documenti originali
  • Puoi aprire un file archiviato e modificarlo direttamente nel suo programma originale
  • Puoi monitorare la cronologia del documento grazie al sistema di versioning
  • Definisci regole chiare ed eccezioni per ogni situazione
  • Automatizza le attività manuali ricorrenti nel tuo business
  • Puoi controllare le attività impostando notifiche e processi approvativi a più livelli
  • Puoi semplificare i processi progettando flussi di lavoro digitalizzati
  • Puoi stabilire le scadenze delle attività e designare eventuali sostituti
  • Puoi applicare la firma elettronica o sigilli DocuSeal
  • Puoi rimuovere automaticamente documenti in base a parametri preimpostati in modo da conformarri alla protezione dei dati LPD
  • Grazie ai connettori iPaaS puoi sincronizzare i dati con ERP, CRM e oltre 1’000 app e creare flussi di lavoro aziendali digitalizzati su più sistemi

RECUPERA LE INFORMAZIONI E PRENDI DECISIONI PIÙ INTELLIGENTI

DocuWare fornisce al tuo team le informazioni giuste al momento giusto

  • Migliora la produttività grazie alla riduzione dei tempi di ricerca: il sistema documentale ti consente di effettuare ricerche full-text come in Google e usare i metadati indicizzati, puoi selezionare parole chiave da elenchi a discesa, usare caratteri jolly e collegamenti logici anche con gli incarti correlati o con file archiviati in altri software
  • Puoi condividere i documenti tramite link sia all’interno che all’esterno della tua organizzazione.
  • Hai l’accesso dei dati da mobile e vedere le anteprime di formati diversi
  • Puoi anche preparare pacchetti di documenti per uso esterno (da inviare ai clienti, ai revisori dei conti o ai dipendenti)
INTEGRAZIONE CON OLTRE 1'000 APPLICAZIONI

DocuWare è progettato per funzionare all’interno del tuo ecosistema IT. Le possibilità di integrazione sono infinite:

  • CRM: rafforzare le relazioni con i clienti
    Quando si comunica con potenziali clienti, partner e clienti, ogni secondo conta. Garantisci un accesso efficiente alle informazioni direttamente da Microsoft Dynamics o da qualsiasi altro sistema CRM, nel pieno rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati.
  • ERP: Accelera i processi finanziari
    Trasferisci i dati di elaborazione delle fatture a SAP, Sage, Microsoft Dynamics e altri sistemi ERP, compresi quelli progettati in Ticino, e gestisci i documenti contabili all’interno dello stesso ambiente.
  • Software HR: digitalizza completamente tutti i processi HR
    Combina i tuoi strumenti per la gestione delle risorse umane, il libro paga e altre aree relative alle human resources con i record, i moduli e i flussi di lavoro digitali dei dipendenti.
  • Microsoft Outlook: archivia e indicizza in modo sicuro la posta elettronica
    Integra la posta elettronica nei processi aziendali, soddisfa i requisiti di conformità della posta elettronica e assicurati che le informazioni contenute nelle e-mail siano accessibili a tutti i membri del team.
  • Portali del team
    Espandi la capacità dei portali del team come SharePoint per trovare informazioni in un’unica soluzione.
  • Hardware di acquisizione come scanner e dispositivi multifunzione per convertire facilmente la carta in digitale.
DocuWare - Integration Capabilities
Integrazioni DocuWare
 

SICUREZZA, PROTEZIONE DEI DATI, COMPLIANCE

DocuWare è certificato e aiuta la tua azienda a essere conforme. Prodotto, azienda e piattaforma soddisfano i requisiti di standard e regolamenti per garantire la sicurezza delle informazioni e dei dati.

Certificazioni DocuWare

Che si tratti di LPD, HIPAA, SOX, NIST, GDPR, CSA, SOC, DocuWare semplifica il raggiungimento della conformità per tutti i processi basati su documenti e si sottopone regolarmente a tutti gli audit importanti.

  • SOC 2, Type 2
  • DIN EN ISO 9001
  • DIN EN ISO/IEC 27001
  • NF203
  • GeBüV
  • Qualiopi
  • GoBD
  • Agencia Tributaria
  • SAP S/4HANA
  • e-ARS 2019/SW021
  • SÄHKE2
docuware certificazioni award

Protezione dei dati e sicurezza delle informazioni

Registri dei dipendenti, documenti finanziari, contratti, informazioni top-secret: tutto ciò richiede un sistema di archiviazione organizzato e sicuro, che protegga le informazioni che non dovrebbero mai essere perse, rubate o compromesse.

Grazie alla registrazione dettagliata e all’analisi di tutte le azioni, hai sempre il pieno controllo su versioni, modifiche e processi dei documenti.

L’accesso ai documenti e alle informazioni sul flusso di lavoro in DocuWare si basa su una struttura di autorizzazioni complessa. Puoi gestire e controllare quali dipendenti ricevono quali autorizzazioni per la lettura, il salvataggio, l’elaborazione, l’esportazione, la modifica o persino l’eliminazione dei dati.

Con Microsoft Azure come base, il 99% di tutti i virus è già noto, motivo per cui un documento contaminato viene immediatamente riconosciuto come tale da DocuWare e non può nemmeno essere archiviato. Anche nel caso di un virus completamente nuovo, non sarebbe in grado di diffondersi negli altri documenti dell’organizzazione, perché il malware non ha accesso all’archivio dati corrispondente. Ciò è dovuto all’architettura di DocuWare Cloud che garantisce sempre un elevato livello di sicurezza per la protezione dai virus.

Con DocuWare Cloud, i dati vengono archiviati in triplo mirroring nei data center (a seconda della regione di protezione dei dati nell’UE o negli Stati Uniti). Inoltre, i documenti vengono archiviati anche in una seconda posizione nella stessa regione.

Tutti i documenti sono archiviati con crittografia AES, lo standard statunitense per i documenti top secret con il più alto livello di segretezza militare. Viene generata una nuova chiave simmetrica per ogni documento (dimensione della chiave di 256 bit, con chiavi simmetriche di 1024 bit).

L’intero traffico dati avviene tramite HTTPS con crittografia TLS. Ciò impedisce l’acquisizione di dati critici come password e informazioni finanziarie. Tutti i dati dei clienti sono protetti tramite VPN nei data center utilizzati da DocuWare Cloud. Inoltre, tecnologie come HSTS proteggono i servizi cloud, ad esempio, da attacchi di downgrade e dirottamento dei cookie.

I dati dei clienti sono rigorosamente separati dai dati del sistema DocuWare e, naturalmente, anche da quelli degli altri clienti.

CAMPI D'APPLICAZIONE: CON DOCUWARE PUOI FARE PRATICAMENTE TUTTO

IMPORTA LE INFORMAZIONI

DocuWare importa automaticamente i documenti nell’archivio centrale, indipendentemente dal fatto che vengano scansionati, prelevati da una cartella o creati da un’applicazione nativa.

  • Documenti cartacei da scanner o stampanti multifunzione
  • Documenti elettronici importati automaticamente da cartelle condivise
  • E-mail e allegati importati da Outlook
  • Dati da mobile, da foto, whatsapp ecc.
  • Documenti creati da applicazioni utilizzando la funzione di stampa, come presentazioni, report, fatture, corrispondenza, contratti o disegni costruttivi
  • Moduli per acquisizione dati facilitata
  • Sposta documenti o intere cartelle dal file system Windows a DocuWare
  • Documenti esportati dal tuo ERP: i PDF generati di report, fatture, note di credito vengono importati automaticamente

ORGANIZZA E DIGITALIZZA I DATI

Durante l’importazione indicizza in modo intelligente ogni documento in base ai relativi metadati, contenuto e qualsiasi codice a barre disponibile.

  • Indicizzazione intelligente basata su tecnologia AI
  • Riconoscimento barcode e QR: legge e utilizza le informazioni per l’indicizzazione dei documenti
  • Arricchimento dati: usa i dati di altre applicazioni per completare i metadati indicizzati di un documento
  • Indicizzazione full-text: oltre ai metadati strutturati, traduce in OCR tutto il contenuto per query di ricerca precise e personalizzabili

ELABORA DOCUMENTI E GESTISCI FLUSSI DI LAVORO

DocuWare ordina, distribuisce e collega le informazioni per guidare il team nei processi aziendali.

  • Editing digitale: usa timbri, annotazioni o correzioni di immagini senza modificare i documenti originali
  • Apri il file archiviato per modificarlo nel suo programma originale
  • Versioning: tieni sotto controllo la cronologia del documento
  • Regole chiare ed eccezioni: definisci cosa dovrebbe accadere in ogni situazione
  • Automatizza le attività manuali ricorrenti
  • Controllo attività: notifiche e processi approvativi a più livelli
  • Semplifica i processi progettando flussi di lavoro automatizzati
  • Stabilisci le scadenze delle attività e designa eventuali sostituti
  • Firma elettronica
  • Rimuovi automaticamente documenti in base a parametri preimpostati per conformarsi alla protezione dei dati LPD
  • Connettori iPaaS per sincronizzare i dati con ERP, CRM e oltre 1’000 app per creare flussi di lavoro aziendali su più sistemi

RECUPERA LE INFORMAZIONI E PRENDI DECISIONI PIÙ INTELLIGENTI

DocuWare fornisce al tuo team le informazioni giuste al momento giusto

  • Ricerca: tramite ricerca full-text, metadati indicizzati, termini di ricerca, selezione parole chiave da elenchi a discesa, caratteri jolly, collegamenti logici
  • Condivisione documenti tramite link
  • Trova facilmente i documenti correlati
  • Accesso dei dati da mobile
  • Autorizzazioni sofisticate: controlla chi può fare cosa
  • Raggruppa pacchetti di documenti per uso esterno (clienti, revisori dei conti o dipendenti)
  • Usa la struttura a cartelle per una visualizzazione intuitiva dei file
  • Anteprime di formati diversi
  • Ricerca integrata ai documenti archiviati in altri programmi

LA PROVA DELL'EFFICACIA DEL NOSTRO SOFTWARE È NELLA RECENSIONE DEGLI UTENTI

“Il nostro sistema DocuWare si è ripagato da solo una volta utilizzato per la contabilità fornitori e la documentazione di controllo qualità. Il nostro ROI migliora ogni volta che aggiungiamo un nuovo processo, come ordini di vendita e fatturazione. Siamo molto contenti del nostro investimento in DocuWare.”

Michelle Witman, Controller
AquaPhoenix Scientific Inc., USA

INTEGRAZIONE CON OLTRE 1'000 APPLICAZIONI

DocuWare è progettato per funzionare all’interno del tuo ecosistema IT. Le possibilità di integrazione sono infinite:

  • CRM: rafforzare le relazioni con i clienti
    Quando si comunica con potenziali clienti, partner e clienti, ogni secondo conta. Garantisci un accesso efficiente alle informazioni direttamente da Microsoft Dynamics o da qualsiasi altro sistema CRM, nel pieno rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati.
  • ERP: Accelera i processi finanziari
    Trasferisci i dati di elaborazione delle fatture a SAP, Sage, Microsoft Dynamics e altri sistemi ERP, compresi quelli progettati in Ticino, e gestisci i documenti contabili all’interno dello stesso ambiente.
  • Software HR: digitalizza completamente tutti i processi HR
    Combina i tuoi strumenti per la gestione delle risorse umane, il libro paga e altre aree relative alle risorse umane con i record, i moduli e i flussi di lavoro digitali dei dipendenti.
  • Microsoft Outlook: archivia e indicizza in modo sicuro la posta elettronica
    Integra la posta elettronica nei processi aziendali, soddisfa i requisiti di conformità della posta elettronica e assicurati che le informazioni contenute nelle e-mail siano accessibili a tutti i membri del team.
  • Portali del team
    Espandi la capacità dei portali del team come SharePoint per trovare informazioni in un’unica soluzione.
  • Hardware di acquisizione come scanner e dispositivi multifunzione per convertire facilmente la carta in digitale.
DocuWare - Integration Capabilities
Integrazioni DocuWare
 

SICUREZZA, PROTEZIONE DEI DATI, COMPLIANCE

DocuWare è certificato e aiuta la tua azienda a essere conforme. Prodotto, azienda e piattaforma soddisfano i requisiti di standard e regolamenti per garantire la sicurezza delle informazioni e dei dati.

Certificazioni DocuWare

Che si tratti di LPD, HIPAA, SOX, NIST, GDPR, CSA, SOC, DocuWare semplifica il raggiungimento della conformità per tutti i processi basati su documenti e si sottopone regolarmente a tutti gli audit importanti.

  • SOC 2, Type 2
  • DIN EN ISO 9001
  • DIN EN ISO/IEC 27001
  • NF203
  • GeBüV
  • Qualiopi
  • GoBD
  • Agencia Tributaria
  • SAP S/4HANA
  • e-ARS 2019/SW021
  • SÄHKE2
docuware certificazioni award

Protezione dei dati e sicurezza delle informazioni

Registri dei dipendenti, documenti finanziari, contratti, informazioni top-secret: tutto ciò richiede un sistema di archiviazione organizzato e sicuro, che protegga le informazioni che non dovrebbero mai essere perse, rubate o compromesse.

Grazie alla registrazione dettagliata e all’analisi di tutte le azioni, hai sempre il pieno controllo su versioni, modifiche e processi dei documenti.

L’accesso ai documenti e alle informazioni sul flusso di lavoro in DocuWare si basa su una struttura di autorizzazioni complessa. Puoi gestire e controllare quali dipendenti ricevono quali autorizzazioni per la lettura, il salvataggio, l’elaborazione, l’esportazione, la modifica o persino l’eliminazione dei dati.

Con Microsoft Azure come base, il 99% di tutti i virus è già noto, motivo per cui un documento contaminato viene immediatamente riconosciuto come tale da DocuWare e non può nemmeno essere archiviato. Anche nel caso di un virus completamente nuovo, non sarebbe in grado di diffondersi negli altri documenti dell’organizzazione, perché il malware non ha accesso all’archivio dati corrispondente. Ciò è dovuto all’architettura di DocuWare Cloud che garantisce sempre un elevato livello di sicurezza per la protezione dai virus.

Con DocuWare Cloud, i dati vengono archiviati in triplo mirroring nei data center (a seconda della regione di protezione dei dati nell’UE o negli Stati Uniti). Inoltre, i documenti vengono archiviati anche in una seconda posizione nella stessa regione.

Tutti i documenti sono archiviati con crittografia AES, lo standard statunitense per i documenti top secret con il più alto livello di segretezza militare. Viene generata una nuova chiave simmetrica per ogni documento (dimensione della chiave di 256 bit, con chiavi simmetriche di 1024 bit).

L’intero traffico dati avviene tramite HTTPS con crittografia TLS. Ciò impedisce l’acquisizione di dati critici come password e informazioni finanziarie. Tutti i dati dei clienti sono protetti tramite VPN nei data center utilizzati da DocuWare Cloud. Inoltre, tecnologie come HSTS proteggono i servizi cloud, ad esempio, da attacchi di downgrade e dirottamento dei cookie.

I dati dei clienti sono rigorosamente separati dai dati del sistema DocuWare e, naturalmente, anche da quelli degli altri clienti.

DOCUWARE CLOUD

Soluzione software SaaS di Document Management in cloud

Il miglior software in cloud di gestione dei documenti e automazione dei flussi di lavoro per team e aziende di qualsiasi dimensione.

Ogni piano DocuWare Cloud fornisce il set completo di funzionalità, tra cui Intelligent Indexing, Workflow Manager, creazione di moduli e strumenti di integrazione.

Lo spazio di archiviazione e gli utenti possono essere estesi in modo flessibile in qualsiasi momento.

> Leggi di più sui 6 vantaggi della versione Cloud

  • DocuWare Cloud 4
  • 4 users
  • 20 GB
  • DocuWare Cloud 15
  • 15 users
  • 50 GB
  • DocuWare Cloud 40
  • 40 users
  • 500 GB
  • DocuWare Cloud 100
  • 100 users
  • 1,000 GB
DocuWare Cloud 4DocuWare Cloud 15DocuWare Cloud 40DocuWare Cloud 100
Numero di utenti41540100
Spazio di archiviazione20505001000

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WORKFLOW DOCUMENTALI

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MODULISTICA ELETTRONICA

In molte professioni è necessario compilare un gran numero di moduli differenti. Grazie ai forms di DocuWare è possibile facilitare il processo di raccolta dei dati necessari e compilare automaticamente la modulistica finale. I dati vengono in pratica inseriti in un unico modulo digitale che, dovutamente configurato, sarà in grado di distribuire i dati indicizzati all’interno dei formulari ufficiali provenienti da diverse fonti e scatenare processi decisionali e approvativi.


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