DOCUWARE
Software leader nella gestione documentale Cloud e automazione dei processi aziendali.
Fai un passo dopo l’altro, parti in piccolo e cresci con noi.
ISCRIVITI ALLA NEWSLETTERCampi d’applicazione: con DocuWare puoi fare praticamente tutto
Importare le informazioni
DocuWare importa automaticamente i file nell’archivio centrale, indipendentemente dal fatto che vengano scansionati, prelevati da una cartella o creati da un’applicazione nativa.
- Documenti cartacei digitalizzati con scanner o stampanti multifunzione
- File elettronici importati automaticamente da cartelle condivise
- E-mail e allegati di Outlook
- Dati da mobile, da foto, Whatsapp ecc.
- Documenti creati da altre applicazioni utilizzando la funzione di stampa, come presentazioni, report, fatture, corrispondenza, contratti o disegni CAD
- Moduli per l’acquisizione facilitata dei dati inseriti dall’utente
- Intere cartelle dal file system Windows all’archivio digitale
- Documenti esportati dal tuo ERP: i PDF di report, fatture, note di credito vengono importati automaticamente
Organizzare e digitalizzare i dati
Durante l’importazione indicizza in modo intelligente ogni documento in base ai relativi metadati, contenuto e qualsiasi codice a barre disponibile.
- Indicizzazione intelligente basata su tecnologia AI
- Riconoscimento barcode e QR: legge e utilizza le informazioni per l’indicizzazione dei documenti
- Arricchimento dati: usa i dati di altre applicazioni per completare i metadati indicizzati di un documento
- Indicizzazione full-text: oltre ai metadati strutturati, traduce in OCR tutto il contenuto per query di ricerca precise e personalizzabili
Gestire i flussi di lavoro
DocuWare ordina, distribuisce e collega i dati per guidare il team nei processi aziendali.
- Grazie all’editing digitale puoi usare timbri, annotazioni o correzioni di immagini senza modificare i documenti originali
- Puoi aprire un file archiviato e modificarlo direttamente nel suo programma originale
- Puoi monitorare la cronologia del documento grazie al sistema di versioning
- Definisci regole chiare ed eccezioni per ogni situazione
- Automatizza le attività manuali ricorrenti nel tuo business
- Puoi controllare le attività impostando notifiche e processi approvativi a più livelli
- Puoi semplificare i processi progettando flussi di lavoro digitalizzati
- Puoi stabilire le scadenze delle attività e designare eventuali sostituti
- Puoi applicare la firma elettronica o sigilli DocuSeal
- Puoi rimuovere automaticamente documenti in base a parametri preimpostati in modo da conformarri alla protezione dei dati LPD
- Grazie ai connettori iPaaS puoi sincronizzare i dati con ERP, CRM e oltre 1’000 app e creare flussi di lavoro aziendali digitalizzati su più sistemi
Recuperare le informazioni e prendere decisioni più intelligenti
DocuWare fornisce al tuo team le informazioni giuste al momento giusto
- Ricerca: tramite ricerca full-text, metadati indicizzati, termini di ricerca, selezione parole chiave da elenchi a discesa, caratteri jolly, collegamenti logici
- Condivisione documenti tramite link
- Trova facilmente i documenti correlati
- Accesso dei dati da mobile
- Autorizzazioni sofisticate: controlla chi può fare cosa
- Raggruppa pacchetti di documenti per uso esterno (clienti, revisori dei conti o dipendenti)
- Usa la struttura a cartelle per una visualizzazione intuitiva dei file
- Anteprime di formati diversi
- Ricerca integrata ai documenti archiviati in altri programmi
Integrazione con oltre 1’000 applicazioni o software
DocuWare è progettato per funzionare all’interno del tuo ecosistema IT. Le possibilità di integrazione sono infinite:
- CRM: rafforzare le relazioni con i clienti
Quando si comunica con potenziali clienti, partner e clienti, ogni secondo conta. Garantisci un accesso efficiente alle informazioni direttamente da Microsoft Dynamics o da qualsiasi altro sistema CRM, nel pieno rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati. - ERP: Accelera i processi finanziari
Trasferisci i dati di elaborazione delle fatture a SAP, Sage, Microsoft Dynamics e altri sistemi ERP, compresi quelli progettati in Ticino, e gestisci i documenti contabili all’interno dello stesso ambiente. - Software HR: digitalizza completamente tutti i processi HR
Combina i tuoi strumenti per la gestione delle risorse umane, il libro paga e altre aree relative alle human resources con i record, i moduli e i flussi di lavoro digitali dei dipendenti. - Microsoft Outlook: archivia e indicizza in modo sicuro la posta elettronica
Integra la posta elettronica nei processi aziendali, soddisfa i requisiti di conformità della posta elettronica e assicurati che le informazioni contenute nelle e-mail siano accessibili a tutti i membri del team. - Portali del team
Espandi la capacità dei portali del team come SharePoint per trovare informazioni in un’unica soluzione. - Hardware di acquisizione come scanner e dispositivi multifunzione per convertire facilmente la carta in digitale.
Sicurezza, protezione dei dati, compliance
DocuWare è certificato e aiuta la tua azienda a essere conforme. Prodotto, azienda e piattaforma soddisfano i requisiti di standard e regolamenti per garantire la sicurezza delle informazioni e dei dati.
Le certificazioni di DocuWare
Che si tratti di LPD, HIPAA, SOX, NIST, GDPR, CSA, SOC, DocuWare semplifica il raggiungimento della conformità per tutti i processi basati su documenti e si sottopone regolarmente a tutti gli audit importanti.
Lista delle certificazioni
- SOC 2, Type 2
- DIN EN ISO 9001
- DIN EN ISO/IEC 27001
- NF203
- GeBüV
- Qualiopi
- GoBD
- Agencia Tributaria
- SAP S/4HANA
- e-ARS 2019/SW021
- SÄHKE2
Protezione dei dati e sicurezza delle informazioni
Registri dei dipendenti, documenti finanziari, contratti, informazioni top-secret: tutto ciò richiede un sistema di archiviazione organizzato e sicuro, che protegga le informazioni che non dovrebbero mai essere perse, rubate o compromesse.
Trasparenza del processo al 100%
Grazie alla registrazione dettagliata e all’analisi di tutte le azioni, hai sempre il pieno controllo su versioni, modifiche e processi dei documenti.
Riservatezza attraverso la supervisione degli accessi
L’accesso ai documenti e alle informazioni sul flusso di lavoro in DocuWare si basa su una struttura di autorizzazioni complessa. Puoi gestire e controllare quali dipendenti ricevono quali autorizzazioni per la lettura, il salvataggio, l’elaborazione, l’esportazione, la modifica o persino l’eliminazione dei dati.
Protezione contro criptovirus e altri malware
Con Microsoft Azure come base, il 99% di tutti i virus è già noto, motivo per cui un documento contaminato viene immediatamente riconosciuto come tale da DocuWare e non può nemmeno essere archiviato. Anche nel caso di un virus completamente nuovo, non sarebbe in grado di diffondersi negli altri documenti dell’organizzazione, perché il malware non ha accesso all’archivio dati corrispondente. Ciò è dovuto all’architettura di DocuWare Cloud che garantisce sempre un elevato livello di sicurezza per la protezione dai virus.
Backup ridondanti e recupero di emergenza
Con DocuWare Cloud, i dati vengono archiviati in triplo mirroring nei data center (a seconda della regione di protezione dei dati nell’UE o negli Stati Uniti). Inoltre, i documenti vengono archiviati anche in una seconda posizione nella stessa regione.
Crittografia dei documenti
Tutti i documenti sono archiviati con crittografia AES, lo standard statunitense per i documenti top secret con il più alto livello di segretezza militare. Viene generata una nuova chiave simmetrica per ogni documento (dimensione della chiave di 256 bit, con chiavi simmetriche di 1024 bit).
Crittografia della comunicazione
L’intero traffico dati avviene tramite HTTPS con crittografia TLS. Ciò impedisce l’acquisizione di dati critici come password e informazioni finanziarie. Tutti i dati dei clienti sono protetti tramite VPN nei data center utilizzati da DocuWare Cloud. Inoltre, tecnologie come HSTS proteggono i servizi cloud, ad esempio, da attacchi di downgrade e dirottamento dei cookie.
Separazione dei dati nel cloud
I dati dei clienti sono rigorosamente separati dai dati del sistema DocuWare e, naturalmente, anche da quelli degli altri clienti.
LA PROVA DELL'EFFICACIA DEL NOSTRO SOFTWARE È NELLA RECENSIONE DEGLI UTENTI
“Il nostro sistema DocuWare si è ripagato da solo una volta utilizzato per la contabilità fornitori e la documentazione di controllo qualità. Il nostro ROI migliora ogni volta che aggiungiamo un nuovo processo, come ordini di vendita e fatturazione. Siamo molto contenti del nostro investimento in DocuWare.”
Michelle Witman, Controller
AquaPhoenix Scientific Inc., USA
DOCUWARE CLOUD
DocuWare: soluzione software SaaS di Document Management in cloud
Il miglior software in cloud di gestione dei documenti e automazione dei flussi di lavoro per team e aziende di qualsiasi dimensione.
Ogni piano DocuWare Cloud fornisce il set completo di funzionalità, tra cui Intelligent Indexing, Workflow Manager, creazione di moduli e strumenti di integrazione.
Lo spazio di archiviazione e gli utenti possono essere estesi in modo flessibile in qualsiasi momento.
- DocuWare Cloud 4
- 4 users
- 20 GB
- DocuWare Cloud 15
- 15 users
- 50 GB
- DocuWare Cloud 40
- 40 users
- 500 GB
- DocuWare Cloud 100
- 100 users
- 1,000 GB
| DocuWare Cloud 4 | DocuWare Cloud 15 | DocuWare Cloud 40 | DocuWare Cloud 100 | |
|---|---|---|---|---|
| Numero di utenti | 4 | 15 | 40 | 100 |
| Spazio di archiviazione | 20 | 50 | 500 | 1000 |
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Il nostro team di esperti in digital transformation è qui per aiutarti a trovare la soluzione perfetta per le tue esigenze.
Workflow e processi documentali
Automatizza con noi di Palo Alto le operazioni ripetitive. Liberiamo i tuoi collaboratori dalle attività improduttive.
Formulari elettronici automatizzati
In molte professioni è necessario compilare un gran numero di moduli differenti. Grazie ai forms di DocuWare è possibile facilitare il processo di raccolta dei dati necessari e compilare automaticamente la modulistica finale. I dati vengono in pratica inseriti in un unico modulo digitale che, dovutamente configurato, sarà in grado di distribuire i dati indicizzati all’interno dei formulari ufficiali provenienti da diverse fonti e scatenare processi decisionali e approvativi.
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