APPROVAZIONE E GESTIONE FATTURE CREDITORI

Investire in una gestione delle fatture efficiente significa proteggere la solidità finanziaria della tua impresa, rispettare la governance e favorire una crescita sostenibile.

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Scopri come gestire il processo di approvazione delle fatture fornitori con DocuWare

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10 ottobre e 14 novembre dalle 09.00 alle 09.45

Gestione fatture: come riconciliare ordini, bolle e fatture con DocuWare

Elabora le fatture in meno di un minuto e aumenta la produttività del 50%!

Accelera l’elaborazione delle fatture ed evita che rimangano bloccate nel flusso approvativo

I tuoi ordini, le bolle di consegna e le fatture verranno automaticamente riconciliati, collegati tra loro e un work-flow verificherà per te che importi e quantità siano corretti.
Le fatture verranno controllate riga per riga per verificare che tutte le quantità e i prezzi fatturati siano coerenti con quanto ordinato e consegnato.
Riceverai avvisi su scadenze o non conformità, come la mancanza di documenti (ad es. bolle di consegna) o differenze di prezzo tra quanto ordinato e fatturato.
Potrai monitorare le forniture in relazione ai contratti e al budget aziendale.

Scopri come automatizzare le fatture ed eseguire la riconciliazione a tre vie tra ordini, bolle di consegna e fatture con DocuWare.

31 ottobre dalle 09.00 alle 09.45

Revisioni contabili con un click

Sei pronto a semplificare la gestione delle revisioni contabili nella tua azienda?

Partecipa al nostro webinar e scopri come DocuWare può trasformare questo processo complesso in un’attività semplice e immediata.

Ti mostreremo come velocizzare l’intero processo, garantendo trasparenza e precisione nella gestione delle informazioni finanziarie. Vedrai come effettuare controlli e verifiche in pochi click, predisponendo revisioni accurate in tempi record. Il revisore, da qualsiasi sede operi, potrà accedere in modo sicuro ai PDF delle fatture, visionare i timbri di approvazione e tracciare ogni singola operazione.

Non perdere l’opportunità di scoprire come rendere più efficiente il lavoro del tuo team e migliorare la tua conformità contabile con DocuWare.

Relatore

Chiara Serafini

Customer Success Manager e Formatrice

Chiara Serafini

Modulo LP Webinar Gestione Fatture creditori

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10 ottobre - Gestione Fatture con DocuWare

14 novembre - Gestione Fatture con DocuWare

31 ottobre - Gestioni contabili con un click

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La digitalizzazione ha reso il processo approvativo delle fatture più veloce ed efficiente:

Ricezione delle Fatture

Riduci al minimo l’immissione manuale dei dati

L’acquisizione delle fatture non è mai stata così semplice: le fatture da parte dei fornitori possono arrivare via email, posta ordinaria o tramite sistemi di fatturazione elettronica.
DocuWare estrae automaticamente tutte le informazioni rilevanti come società, importi e dati sugli articoli grazie all’indicizzazione intelligente tramite AI. La digitazione manuale e il trasferimento dei dati appartengono ormai al passato.

Verifica e convalida

Evita lavoro extra e pagamenti errati

Una volta inserita in DocuWare, prima che una fattura passi attraverso il processo di approvazione, la fattura viene verificata automaticamente in background per assicurarsi che tutte le informazioni siano corrette, come il numero dell’ordine d’acquisto, i dettagli del fornitore e gli importi dovuti. L’intervento umano è necessario solo se vengono rilevati errori. Potrebbero essere duplicati, calcoli errati o fatture di fornitori non presenti nel sistema.

Approvazione

Accelerare il flusso di cassa

In questa fase, la fattura viene esaminata da uno o più membri del team per garantirne la correttezza. Non importa quante persone siano coinvolte nel processo di fatturazione: flussi di lavoro automatizzati, promemoria e accesso mobile garantiscono un funzionamento regolare senza ritardi.

Inoltre, l’abbinamento automatico della fattura con altri dati e documenti, come ordini di acquisto e bolle di consegna, ottimizza il flusso di cassa.

Se tutto è in ordine, la fattura viene approvata per il pagamento.

Esportazione e registrazione contabile

Interazione perfetta con la contabilità finanziaria

Le fatture approvate vengono quindi registrate automaticamente nel sistema contabile dell’azienda, garantendo che il budget sia allocato correttamente.

DocuWare semplifica l’associazione di una fattura all’azienda corrispondente e il trasferimento dei dati completi al tuo ERP o al tuo sistema contabile. Puoi anche inoltrare automaticamente le fatture a terzi esterni per la registrazione.

Tracciamento

Archiviazione

Archiviazione dei documenti sicura e conforme

DocuWare consente di rispettare gli standard legali e di controllo facendoti risparmiare tempo e fatica. Tutte le fatture sono archiviate in modo sicuro, documentate in modo completo e protette da perdite e manomissioni. Smetti di cercare e stressarti per individuare i documenti. Trova istantaneamente le fatture digitali e consegnale come archivio organizzato accessibile solo agli utenti autorizzati.

Notarizzazione su blockchain con DocuSeal

Gestire le fatture in entrata

Compilazione automatica dei dati: La potenza della nostra soluzione inizia con l’indicizzazione intelligente, un sistema di apprendimento automatico che estrae i dati da qualsiasi fattura. Grazie all’AI DocuWare riconosce e compila automaticamente le informazioni chiave delle fatture, riducendo gli errori umani e velocizzando l’intero processo.

Questi dati indice sono il cuore della soluzione, poiché guidano i processi del flusso di lavoro. DocuWare Intelligent Indexing, l’intelligenza artificiale inclusa nel sistema, sostituisce l’immissione manuale dei dati soggetta a errori, riconoscendo e registrando tutti i dati stampati sulle fatture.

Abbinamento automatico di ordini d’acquisto, bolle e fatture

sistema di gestione documentale docuware

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Stabilisci approvazioni automatiche basate su importi, fornitori o altri dati o imposta un flusso di lavoro digitale per indirizzare le fatture ai decisori chiave.

Accedi a bollettini di consegna, rapporti di lavoro o accordi speciali direttamente dalla tua applicazione contabile ERP
Collega merci e servizi ordinati e fatturati
Ricevi avvisi di confronto tra le merci ed i servizi ordinati, consegnati e fatturati
Tieni sotto controllo le forniture con la contrattualistica ed il budget aziendale
Verifica eventuali documenti mancanti (DDT) o differenze di prezzo tra ordinato e fatturato
Archivia automaticamente le fatture in uscita durante la stampa o l’invio tramite e-mail

Revisioni contabili

Con DocuWare sei in grado di estrapolare la documentazione completa e corretta di tutte le transazioni commerciali. Non solo i record del periodo in corso di verifica, ma è possibile raccogliere e inviare e-mail, lettere o contratti collegati a tali record in pochi secondi.

Elimina il rischio e l’onere delle informazioni cartacee
Archivia tutti i documenti contabili in modo legale e conforme
Elimina le ricerche non necessarie accedendo alle fatture e alla corrispondenza direttamente dal tuo programma di contabilità
Completa questi record con documenti attuali e storici facilmente reperibili
Registra tutte le fasi di elaborazione direttamente su un documento per verificarne la coerenza
Raccogli documenti in cartelle digitali con un comodo campo di ricerca integrato
Limita l’accesso a determinati documenti

Archivia e recupera facilmente i documenti digitali

Tutte le fatture vengono archiviate in un repository sicuro e accessibile, organizzato in modo rigoroso in base ai dati di indice acquisiti. Applica politiche di conservazione, recupera rapidamente i documenti o analizza i miglioramenti del processo dipartimentale.

Ecco i vantaggi di digitalizzare il processo approvativo delle fatture con DocuWare

DocuWare automatizza le varie fasi del processo approvativo, riducendo il tempo e gli errori manuali.

Meno carta e meno errori

Sbarazzati della carta, evita errori di trascrizione, elimina l’inserimento manuale dei dati, risparmia spazio e tempo. DocuWare acquisisce, indicizza in modo intelligente e classifica automaticamente.

Di più sulla dematerializzazione

Processo automatico

Archivia e distribuisci digitalmente documenti cartacei ed elettronici ai dipendenti giusti al momento giusto per un processo decisionale rapido e accurato. Il sistema invia promemoria per evitare ritardi e assicurarsi che ogni passaggio sia completato in tempo.

L’automazione del flusso di approvazione aiuta la tua azienda a superare le barriere eliminando la carta, centralizzando preziose informazioni in un unico sistema.

Di più sui processi digitali

Previsione flusso di cassa

Maggiore liquidità attraverso una gestione ottimale dei crediti: pianifica i pagamenti e migliora la gestione del flusso di cassa. Elabora le fatture prima della scadenza, riscuotendo sconti per pagamenti anticipati, evitando commissioni di ritardo e facendo felici i fornitori. Costruisci una posizione forte per negoziare prezzi o sconti aggiuntivi e risparmiare ancora di più.

Reportistica e Revisioni fiscali

Le revisioni fiscali sono inevitabili, ma non devono essere una perdita di tempo. Trova documenti digitalizzati all’istante e consegnali come archivio pre-organizzato, sicuro e accessibile solo agli utenti autorizzati.

Genera facilmente report dettagliati sulle operazioni effettuate, utili per analisi e audit.

nLPD e controllo accessi

Dal nLPD – GDPR al GoBD a Basilea II: DocuWare rafforza la tua azienda quando si tratta di protezione dei dati, archiviando in modo sicuro documenti e monitorando le transazioni commerciali. Ti consente di definire chi può visualizzare e modificare le fatture, riducendo il rischio di accessi non autorizzati.

Di più sul GDPR

Integrazione ERP

Possiamo integrare facilmente il sistema con qualsiasi ERP, facilitando la gestione dei dati multipiattaforma, anche con i gestionali del mercato ticinese.

Di più sull’integrazione di DocuWare

Di più sulla Fattura QR

Storico delle operazioni

Quando è stata registrata una fattura? Dov’è adesso? Chi ha avuto accesso per ultimo? DocuWare traccia ogni fase del ciclo di vita di un documento, modifica o accesso. Ogni azione effettuata sui documenti è registrata, garantendo trasparenza e un registro di tutte le operazioni relative alle fatture.

Archivio sicuro

Quando le tue informazioni finanziarie sono digitalizzate, archiviate e salvate in DocuWare Cloud, sono protette da incendi, inondazioni e altre catastrofi naturali.

“Il nostro sistema DocuWare si è ripagato da solo una volta utilizzato per la contabilità fornitori e la documentazione di controllo qualità. Il nostro ROI migliora ogni volta che aggiungiamo un nuovo processo, come ordini di vendita e fatturazione. Siamo molto contenti del nostro investimento in DocuWare.”

Michelle WitmanController at AquaPhoenix Scientific Inc., USA

Abbiamo eliminato un paio d’ore per dipendente alla settimana eliminando i processi manuali e cartacei. È difficile quantificare quante ore abbiamo risparmiato, ma il vantaggio maggiore è che siamo stati in grado di aggiungere più negozi e far crescere la nostra attività senza aggiungere costi operativi come più personale in contabilità.

Sean PennerCFO at Carubba Collision

Le necessità aziendali durante il processo di approvazione delle fatture

Le operazioni cartacee e manuali portano a una registrazione dei costi tardiva, le approvazioni richiedono troppo tempo, le informazioni devono essere raccolte da fonti disconnesse e gli ordini non possono essere completati.

- Rapidità: Le aziende hanno bisogno di un processo veloce per evitare ritardi nei pagamenti.
- Rispetto della Governance: assicurarsi che i responsabili acquisti e i collaboratori rispettino le direttive che regolano i margini d’azione e di responsabilità in merito agli acquisti.

- Evitare errori: Controllare che tutte le informazioni sulle fatture siano corrette ed evitare errori nell’inserimento dei dati che possono portare a pagamenti errati o duplicati.
- Proteggere i dati: Assicurare che le informazioni sensibili siano al sicuro, evitare che i documenti cartacei vadano persi, limitare l’accesso ai documenti solo a personale autorizzato.
- Mantenere un flusso di cassa stabile: Pianificare in modo accurato i pagamenti per gestire al meglio il flusso di cassa.
- Ridurre i costi: Evitare costi aggiuntivi per l’azienda come penali e interessi dovuti a ritardi nei pagamenti.
- Disporre rapidamente della documentazione per i controlli fiscali: Garantire che le fatture rispettino le normative fiscali e aziendali per evitare sanzioni a causa di errori o documenti mancanti.

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