APPROVAZIONE E GESTIONE FATTURE FORNITORI e CREDITORI

La gestione delle fatture è un elemento cruciale per qualsiasi azienda. Un processo approvativo delle fatture ben strutturato non solo garantisce che i pagamenti siano effettuati in tempo, ma aiuta anche a mantenere un controllo finanziario rigido.

Webinar di 45′ minuti per scoprire come gestire il processo di approvazione delle fatture con DocuWare

🔴 9 luglio dalle 9.00 alle 9.45

🔴 7 agosto dalle 9.00 alle 9.45

Automatizza la tua contabilità fornitori e sfrutta la riconciliazione automatizzata

Le fatture rimangono bloccate da qualche parte nel processo di approvazione?

Manca il controllo sulle scadenze del pagamento?

Accelera l’elaborazione delle fatture con DocuWare!

  • I tuoi ordini, le bolle di consegna e le fatture, verranno automaticamente riconciliati, collegati tra loro e un work-flow verificherà per te che importi e quantità siano corretti.
  • Le fatture verranno controllate riga per riga per verificare che tutte le quantità ed i prezzi fatturati, siano coerenti con quanto ordinato e consegnato.
  • Inoltre con DocuWare sei avvisato per tempo e automaticamente su scadenze o non conformità così che le tue approvazioni siano davvero delle “decisioni informate”.

Sfrutta la potenza dell’automazione e trasforma il tuo flusso di lavoro:

  • Elabora le fatture in meno di un minuto
  • Aumenta la produttività del 50% con il lavoro remoto
  • Risparmia migliaia di sconti sui fornitori
  • Elimina ore di lavoro manuale

Ti forniamo un flusso di lavoro personalizzabile per gestire il processo di approvazione, vieni a vedere come digitalizziamo il tuo reparto contabilità.

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Modulo LP Gestione Fatture creditori

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La digitalizzazione ha reso il processo approvativo delle fatture più veloce ed efficiente:

Ecco i vantaggi di digitalizzare il processo approvativo delle fatture con DocuWare

DocuWare automatizza le varie fasi del processo approvativo, riducendo il tempo e gli errori manuali. 

Meno carta e meno errori

Sbarazzati della carta, evita errori di trascrizione, elimina l’inserimento manuale dei dati, risparmia spazio e tempo. DocuWare acquisisce, indicizza in modo intelligente e classifica automaticamente.

Processo automatico

Archivia e distribuisci digitalmente documenti cartacei ed elettronici ai dipendenti giusti al momento giusto per un processo decisionale rapido e accurato. Il sistema invia promemoria per evitare ritardi e assicurarsi che ogni passaggio sia completato in tempo.

L’automazione del flusso di approvazione aiuta la tua azienda a superare le barriere eliminando la carta, centralizzando preziose informazioni in un unico sistema.

Previsione flusso di cassa

Maggiore liquidità attraverso una gestione ottimale dei crediti: pianifica i pagamenti e migliora la gestione del flusso di cassa. Elabora le fatture prima della scadenza, riscuotendo sconti per pagamenti anticipati, evitando commissioni di ritardo e facendo felici i fornitori. Costruisci una posizione forte per negoziare prezzi o sconti aggiuntivi e risparmiare ancora di più.

Reportistica e Revisioni fiscali

Le revisioni fiscali sono inevitabili, ma non devono essere una perdita di tempo. Trova documenti digitalizzati all’istante e consegnali come archivio pre-organizzato, sicuro e accessibile solo agli utenti autorizzati.

Genera facilmente report dettagliati sulle operazioni effettuate, utili per analisi e audit.

nLPD e controllo accessi

Dal nLPD – GDPR al GoBD a Basilea II: DocuWare rafforza la tua azienda quando si tratta di protezione dei dati, archiviando in modo sicuro documenti e monitorando le transazioni commerciali. Ti consente di definire chi può visualizzare e modificare le fatture, riducendo il rischio di accessi non autorizzati.

Integrazione ERP

Possiamo integrare facilmente il sistema con qualsiasi ERP, facilitando la gestione dei dati multipiattaforma, anche con i gestionali del mercato ticinese.

Storico delle operazioni

Quando è stata registrata una fattura? Dov’è adesso? Chi ha avuto accesso per ultimo? DocuWare traccia ogni fase del ciclo di vita di un documento, modifica o accesso. Ogni azione effettuata sui documenti è registrata, garantendo trasparenza e un registro di tutte le operazioni relative alle fatture.

Archivio sicuro

Quando le tue informazioni finanziarie sono digitalizzate, archiviate e salvate in DocuWare Cloud, sono protette da incendi, inondazioni e altre catastrofi naturali.

“Il nostro sistema DocuWare si è ripagato da solo una volta utilizzato per la contabilità fornitori e la documentazione di controllo qualità. Il nostro ROI migliora ogni volta che aggiungiamo un nuovo processo, come ordini di vendita e fatturazione. Siamo molto contenti del nostro investimento in DocuWare.”

Michelle Witman, Controller
AquaPhoenix Scientific Inc., USA

REGISTRARE LE FATTURE IN ENTRATA

Compilazione automatica dei dati: La potenza della nostra soluzione inizia con l’indicizzazione intelligente, un sistema di apprendimento automatico che estrae i dati da qualsiasi fattura. Grazie all’AI DocuWare riconosce e compila automaticamente le informazioni chiave delle fatture, riducendo gli errori umani e velocizzando l’intero processo.

Questi dati indice sono il cuore della soluzione, poiché guidano i processi del flusso di lavoro. DocuWare Intelligent Indexing, l’intelligenza artificiale inclusa nel sistema, sostituisce l’immissione manuale dei dati soggetta a errori, riconoscendo e registrando tutti i dati stampati sulle fatture.

FLUSSO DI LAVORO AUTOMATIZZATO

Stabilisci approvazioni automatiche basate su importi, fornitori o altri dati o imposta un flusso di lavoro digitale per indirizzare le fatture ai decisori chiave. Gestisci facilmente le eccezioni.

DocuWare automatizza e accelera i processi attraverso flussi di lavoro digitali, collegando documenti, attività e persone attraverso uffici distribuiti e membri del team mobili. Accedi sempre e ovunque, da qualsiasi dispositivo, incluso il cellulare.

Abbinamento automatico di ordini d’acquisto, bolle e fatture

Collega i documenti e le informazioni correlate al processo di ordinazione in modo da poter generare le fatture più rapidamente, rispondere immediatamente alle domande dei clienti e tenere traccia dei singoli pagamenti o degli sconti speciali.

  • Accedi a bollettini di consegna, rapporti di lavoro o accordi speciali direttamente dalla tua applicazione contabile ERP
  • Archivia automaticamente le fatture in uscita durante la stampa o l’invio tramite e-mail
  • Collabora con le vendite sulle informazioni di acquisizione di nuovi clienti
sistema di gestione documentale docuware

ARCHIVIA E RECUPERA FACILMENTE DOCUMENTI DIGITALI

Tutte le fatture vengono archiviate in un repository sicuro e accessibile, organizzato in modo rigoroso in base ai dati di indice acquisiti. Applica politiche di conservazione, recupera rapidamente i documenti o analizza i miglioramenti del processo dipartimentale.

REVISIONI CONTABILI

Con DocuWare sei in grado di estrapolare la documentazione completa e corretta di tutte le transazioni commerciali. Non solo i record del periodo in corso di verifica, ma è possibile raccogliere e inviare e-mail, lettere o contratti collegati a tali record in pochi secondi.

  • Elimina il rischio e l’onere delle informazioni cartacee
  • Archivia tutti i documenti contabili in modo legale e conforme
  • Elimina le ricerche non necessarie accedendo alle fatture e alla corrispondenza direttamente dal tuo programma di contabilità
  • Completa questi record con documenti attuali e storici facilmente reperibili
  • Registra tutte le fasi di elaborazione direttamente su un documento per verificarne la coerenza
  • Raccogli documenti in cartelle digitali con un comodo campo di ricerca integrato
  • Limita l’accesso a determinati documenti

Abbiamo eliminato un paio d’ore per dipendente alla settimana eliminando i processi manuali e cartacei. È difficile quantificare quante ore abbiamo risparmiato, ma il vantaggio maggiore è che siamo stati in grado di aggiungere più negozi e far crescere la nostra attività senza aggiungere costi operativi come più personale in contabilità.

Sean Penner, CFO
Carubba Collision

Le necessità aziendali durante il processo di approvazione delle fatture

Le operazioni cartacee e manuali portano a una registrazione dei costi tardiva, le approvazioni richiedono troppo tempo, le informazioni devono essere raccolte da fonti disconnesse e gli ordini non possono essere completati.

    • Rapidità: Le aziende hanno bisogno di un processo veloce per evitare ritardi nei pagamenti.
    • Rispetto della Governance: assicurarsi che i responsabili acquisti e i collaboratori rispettino le direttive che regolano i margini d’azione e di responsabilità in merito agli acquisti.
    • Evitare errori: Controllare che tutte le informazioni sulle fatture siano corrette ed evitare errori nell’inserimento dei dati che possono portare a pagamenti errati o duplicati.
    • Proteggere i dati: Assicurare che le informazioni sensibili siano al sicuro, evitare che i documenti cartacei vadano persi, limitare l’accesso ai documenti solo a personale autorizzato.
    • Mantenere un flusso di cassa stabile: Pianificare in modo accurato i pagamenti per gestire al meglio il flusso di cassa.
    • Ridurre i costi: Evitare costi aggiuntivi per l’azienda come penali e interessi dovuti a ritardi nei pagamenti.
    • Disporre rapidamente della documentazione per i controlli fiscali: Garantire che le fatture rispettino le normative fiscali e aziendali per evitare sanzioni a causa di errori o documenti mancanti.

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