QUANTO TI COSTA L’ARCHIVIO CARTACEO?

I documenti cartacei sono inefficienti e producono costi, spesso nascosti.

Elimina la carta dal tuo ufficio e rendi il tuo team più produttivo e più felice.

Il costo dell’archiviazione cartacea di documenti tecnici, amministrativi e contabili è determinato sia dai costi di stampa, carta e stoccaggio in archivio, sia dai costi delle risorse che interagiscono con l’archivio (tempo impiegato per l’archiviazione, la ricerca e la gestione degli archivi).

Con il nostro servizio (basato sui principi della normativa ISO 27001) i tuoi documenti saranno scansionati e indicizzati rispettando le abitudini della tua azienda, per poi essere archiviati digitalmente nel sistema di gestione documentale DocuWare, dove ritroverai tutto con un semplice click.

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ECCO COME DIGITALIZZIAMO I TUOI DOCUMENTI CARTACEI

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01. PRESA A CARICO

I documenti e faldoni consegnati dal cliente vengono catalogati e inseriti nelle unità di archiviazione (UDA) da noi fornite, numerate con un codice univoco (rappresentato sia in forma alfanumerica che con codice a barre).

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02. NORMALIZZAZIONE

Vengono separati tutti i documenti togliendo graffette o punti metallici e viene verificata l’integrità degli stessi. Il controllo di conformità prevede la conta dei fogli che compongono il documento e la verifica di eventuali anomalie.

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03. SCANSIONE

I documenti vengono trasformati da analogici a digitali tramite scanner professionali dedicati.

Una volta generato il file vengono ricontate le pagine da un sistema automatico ed il risultato è confrontato con il valore contato dagli addetti durante la fase di normalizzazione.

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04. INDICIZZAZIONE

La fase di indicizzazione prevede l’assegnazione ai documenti degli indici di classificazione (metadati). Un sistema di riconoscimento automatico rileva i caratteri stampati (OCR) e i caratteri manoscritti (ICR) in modo da estrarre e assegnare le informazioni utili ad una successiva ricerca. In questa fase viene effettuata anche la verifica di buona riuscita della scansione.

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05. VALIDAZIONE

La fase di collaudo prevede da parte del responsabile del centro servizi un’analisi visiva dei documenti archiviati, con prove di ricerca indici e matching del lotto di lavorazione. Il lotto a questo punto viene collaudato, firmato digitalmente e le immagini trasferite al sistema di gestione documentale DocuWare dove possono essere consultati.

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06. MACERO

L’attuale processo prevede lo smaltimento della documentazione scansita. Il macero avverrà 60 giorni dopo il collaudo del lotto di lavorazione, previa approvazione del cliente.

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I documenti cartacei sono inefficienti e producono costi, spesso nascosti.

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