Campi obbligatori in DocuWare: come riordinare l’archivio
Indicizzare attraverso i codici a barre offre molti vantaggi. Tra questi si può includere la possibilità di identificare univocamente un documento ed assegnarlo in modo chiaro al tuo sistema di gestione del business. Per essere sicuri del fatto che l’archiviazione avvenga sempre con l’indicizzazione del codice a barre, la scelta migliore è impostare dei campi obbligatori in DocuWare.
Se ad esempio la tua organizzazione prevede il codice a barre nella finestra di archiviazione, puoi rendere obbligatorio il campo in pochi semplici passi. Per farlo, apri la sezione di configurazione di DocuWare. In corrispondenza delle impostazioni relative all’archivio, seleziona la voce Database Fields. Qui potrai attivare l’opzione “Richiesto” per il campo “Codice a barre”.
Da questo momento in poi, ogni utente che tenterà di archiviare un documento senza riempire il campo del codice a barre riceverà una notifica. Comparirà infatti un messaggio che richiederà la compilazione del campo.
È importante ricordare di non assegnare i diritti di amministratore agli operatori. Con queste credenziali è infatti possibile non compilare il campo, seppur obbligatorio.
È importante anche assicurarsi del fatto che non ci sia il simbolo di check nell’opzione “May be empty” (può essere lasciato vuoto) all’interno del profilo dell’archivio. Una volta inserite queste impostazioni potrai cominciare ad utilizzare i campi obbligatori in DocuWare.
Ricorda che per i campi obbligatori in DocuWare i diritti di accesso sono cumulativi. Se un utente ha più di un profilo per un archivio dovrai adattare le autorizzazioni su tutti i profili.
Quindi assegna sempre il giusto profilo utente agli operatori.
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