Riconciliazione automatica di ordini, bolle e fatture con DocuWare

Può capitare che un’unica fattura complessiva faccia riferimento a più ordini diversi o che comunque, per verificarla e approvarla, occorra controllare le singole righe di dettaglio della fattura e dei documenti ad essa associati: ordine d’acquisto e bolla di consegna.

Sai quanto è importante assicurarsi che gli importi dei singoli ordini corrispondano al totale complessivo riportato nella fattura finale e quanto è importante riconciliare i vari documenti e relazionarli alla fattura.

Chi fa questo controllo ad oggi? È manuale o automatizzato?

Con la nostra soluzione ECM ci pensa DocuWare a collegare automaticamente i documenti associati ad una fattura e verificarne gli importi!

Grazie alla Work-Flow Automation, puoi gestire automaticamente il processo in ogni step:

• Archiviazione sicurezza dei documenti con la lettura intelligente Intelligent Indexing
• Lettura e indicizzazione automatica delle singole righe di dettaglio sia dell’ordine che della fattura e volendo anche delle bolle di consegna per un processo super completo
• Archiviazione della fattura, con possibilità di inserire tutti i numeri d’ordine associati. Il sistema ti propone gli ordini aperti in una lista di selezione. Potrai aggiungere più ordini semplicemente cliccando su “+”.
• Gli ordini associati alla fattura vengono controllati dal flusso di lavoro che verifica numero d’ordine e importo associato. I successivi ordini vengono associati e aggiornati in modo automatico.
• Gli importi di ogni singolo ordine vengono sommati e controllati rispetto al totale fatturato

Interessante vero?

 

E se non ti basta, con DocuWare, a partire dalla versione 7.8, quando archivi una fattura il sistema controlla riga per riga per vedere se tutte le quantità e i prezzi fatturati sono coerenti con quanto ordinato e consegnato, confrontando quindi, riga per riga, tutti i documenti correlati archiviati, come gli ordini e le bolle di consegna.

Grazie a queste funzionalità potrai implementare tutto il processo completo dall’emissione dell’ordine, alla consegna della merce, alla ricezione della relativa fattura, tutto controllato dal sistema.

Il flusso automatico controllerà per te le righe di dettaglio di tutti i documenti che compongono l’acquisto (ordine, bolla, fattura), potrai sempre avere sott’occhio gli ordini aperti tramite le liste e visualizzare in tempo reale l’esito del controllo su ogni riga. Il sistema ti segnalerà ad esempio: “quantità ordinata differente” o “quantità consegnata differente”.

Non ti resta che vedere dal vivo come funziona!

Chiamaci per prenotare una demo e saremo felici di venire a trovarti e mostrarti quanto è semplice usare DocuWare e quanto può fare per te una soluzione ECM!

 

Fissa un appuntamento per vedere con i tuoi occhi la soluzione ECM DocuWare con una demo gratuita.

Palo Alto è specializzata in soluzioni ECM, digitalizzazione e automazione di processi.