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La digitalizzazione ha reso il processo approvativo delle fatture più veloce ed efficiente:
Ricezione delle Fatture
Riduci al minimo l’immissione manuale dei dati
L’acquisizione delle fatture non è mai stata così semplice: le fatture da parte dei fornitori possono arrivare via email, posta ordinaria o tramite sistemi di fatturazione elettronica.
DocuWare estrae automaticamente tutte le informazioni rilevanti come società, importi e dati sugli articoli grazie all’indicizzazione intelligente tramite AI. La digitazione manuale e il trasferimento dei dati appartengono ormai al passato.
Verifica e convalida
Approvazione
Esportazione e registrazione contabile
Tracciamento
Archiviazione
Notarizzazione su blockchain con DocuSeal
Gestire le fatture in entrata
Compilazione automatica dei dati: La potenza della nostra soluzione inizia con l’indicizzazione intelligente, un sistema di apprendimento automatico che estrae i dati da qualsiasi fattura. Grazie all’AI DocuWare riconosce e compila automaticamente le informazioni chiave delle fatture, riducendo gli errori umani e velocizzando l’intero processo.
Questi dati indice sono il cuore della soluzione, poiché guidano i processi del flusso di lavoro. DocuWare Intelligent Indexing, l’intelligenza artificiale inclusa nel sistema, sostituisce l’immissione manuale dei dati soggetta a errori, riconoscendo e registrando tutti i dati stampati sulle fatture.
Abbinamento automatico di ordini d’acquisto, bolle e fatture
Stabilisci approvazioni automatiche basate su importi, fornitori o altri dati o imposta un flusso di lavoro digitale per indirizzare le fatture ai decisori chiave.
- Accedi a bollettini di consegna, rapporti di lavoro o accordi speciali direttamente dalla tua applicazione contabile ERP
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Collega merci e servizi ordinati e fatturati
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Ricevi avvisi di confronto tra le merci ed i servizi ordinati, consegnati e fatturati
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Tieni sotto controllo le forniture con la contrattualistica ed il budget aziendale
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Verifica eventuali documenti mancanti (DDT) o differenze di prezzo tra ordinato e fatturato
- Archivia automaticamente le fatture in uscita durante la stampa o l’invio tramite e-mail
Revisioni contabili
Con DocuWare sei in grado di estrapolare la documentazione completa e corretta di tutte le transazioni commerciali. Non solo i record del periodo in corso di verifica, ma è possibile raccogliere e inviare e-mail, lettere o contratti collegati a tali record in pochi secondi.
- Elimina il rischio e l’onere delle informazioni cartacee
- Archivia tutti i documenti contabili in modo legale e conforme
- Elimina le ricerche non necessarie accedendo alle fatture e alla corrispondenza direttamente dal tuo programma di contabilità
- Completa questi record con documenti attuali e storici facilmente reperibili
- Registra tutte le fasi di elaborazione direttamente su un documento per verificarne la coerenza
- Raccogli documenti in cartelle digitali con un comodo campo di ricerca integrato
- Limita l’accesso a determinati documenti
Archivia e recupera facilmente i documenti digitali
Tutte le fatture vengono archiviate in un repository sicuro e accessibile, organizzato in modo rigoroso in base ai dati di indice acquisiti. Applica politiche di conservazione, recupera rapidamente i documenti o analizza i miglioramenti del processo dipartimentale.
Ecco i vantaggi di digitalizzare il processo approvativo delle fatture con DocuWare
DocuWare automatizza le varie fasi del processo approvativo, riducendo il tempo e gli errori manuali.
Meno carta e meno errori
Sbarazzati della carta, evita errori di trascrizione, elimina l’inserimento manuale dei dati, risparmia spazio e tempo. DocuWare acquisisce, indicizza in modo intelligente e classifica automaticamente.
Processo automatico
Archivia e distribuisci digitalmente documenti cartacei ed elettronici ai dipendenti giusti al momento giusto per un processo decisionale rapido e accurato. Il sistema invia promemoria per evitare ritardi e assicurarsi che ogni passaggio sia completato in tempo.
L’automazione del flusso di approvazione aiuta la tua azienda a superare le barriere eliminando la carta, centralizzando preziose informazioni in un unico sistema.
Previsione flusso di cassa
Maggiore liquidità attraverso una gestione ottimale dei crediti: pianifica i pagamenti e migliora la gestione del flusso di cassa. Elabora le fatture prima della scadenza, riscuotendo sconti per pagamenti anticipati, evitando commissioni di ritardo e facendo felici i fornitori. Costruisci una posizione forte per negoziare prezzi o sconti aggiuntivi e risparmiare ancora di più.
Reportistica e Revisioni fiscali
Le revisioni fiscali sono inevitabili, ma non devono essere una perdita di tempo. Trova documenti digitalizzati all’istante e consegnali come archivio pre-organizzato, sicuro e accessibile solo agli utenti autorizzati.
Genera facilmente report dettagliati sulle operazioni effettuate, utili per analisi e audit.
nLPD e controllo accessi
Dal nLPD – GDPR al GoBD a Basilea II: DocuWare rafforza la tua azienda quando si tratta di protezione dei dati, archiviando in modo sicuro documenti e monitorando le transazioni commerciali. Ti consente di definire chi può visualizzare e modificare le fatture, riducendo il rischio di accessi non autorizzati.
Integrazione ERP
Possiamo integrare facilmente il sistema con qualsiasi ERP, facilitando la gestione dei dati multipiattaforma, anche con i gestionali del mercato ticinese.
Storico delle operazioni
Quando è stata registrata una fattura? Dov’è adesso? Chi ha avuto accesso per ultimo? DocuWare traccia ogni fase del ciclo di vita di un documento, modifica o accesso. Ogni azione effettuata sui documenti è registrata, garantendo trasparenza e un registro di tutte le operazioni relative alle fatture.
Archivio sicuro
Quando le tue informazioni finanziarie sono digitalizzate, archiviate e salvate in DocuWare Cloud, sono protette da incendi, inondazioni e altre catastrofi naturali.
Le necessità aziendali durante il processo di approvazione delle fatture
Le operazioni cartacee e manuali portano a una registrazione dei costi tardiva, le approvazioni richiedono troppo tempo, le informazioni devono essere raccolte da fonti disconnesse e gli ordini non possono essere completati.
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- Rapidità: Le aziende hanno bisogno di un processo veloce per evitare ritardi nei pagamenti.
- Rispetto della Governance: assicurarsi che i responsabili acquisti e i collaboratori rispettino le direttive che regolano i margini d’azione e di responsabilità in merito agli acquisti.
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- Evitare errori: Controllare che tutte le informazioni sulle fatture siano corrette ed evitare errori nell’inserimento dei dati che possono portare a pagamenti errati o duplicati.
- Proteggere i dati: Assicurare che le informazioni sensibili siano al sicuro, evitare che i documenti cartacei vadano persi, limitare l’accesso ai documenti solo a personale autorizzato.
- Mantenere un flusso di cassa stabile: Pianificare in modo accurato i pagamenti per gestire al meglio il flusso di cassa.
- Ridurre i costi: Evitare costi aggiuntivi per l’azienda come penali e interessi dovuti a ritardi nei pagamenti.
- Disporre rapidamente della documentazione per i controlli fiscali: Garantire che le fatture rispettino le normative fiscali e aziendali per evitare sanzioni a causa di errori o documenti mancanti.
Vuoi ridurre i tempi di approvazione delle fatture?
Chiedici una consulenza gratuita e un’offerta personalizzata.
Il nostro team di esperti in digital transformation è qui per aiutarti a trovare la soluzione perfetta per le tue esigenze.
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