Come le richieste di DocuWare ti aiutano a gestire le decisioni veloci
Capita spesso di aver bisogno di una risposta veloce per quanto riguarda una decisione importante. Grazie alle richieste di DocuWare potrai gestire queste situazioni con maggiore facilità e flessibilità.
Se per esempio necessiti dell’autorizzazione per la modifica del titolo di un contratto puoi mandare la richiesta al responsabile attraverso il Client di DocuWare. Solitamente si tratta di un semplice task singolo che il destinatario può portare subito a termine. La richiesta veloce è semplice quanto mandare un’e-mail.
Questa tipologia di richiesta è pensata per essere utilizzata occasionalmente in relazione a task per cui non vale la pena di aprire un flusso di lavoro. Ma c’è un vantaggio nell’utilizzare l’e-mail per questo processo: le richieste vengono archiviate in DocuWare e incluse in un flusso di lavoro più ampio.
Se per esempio come venditore devi cambiare alcuni termini di contratto con un cliente dopo una negoziazione, puoi chiedere al tuo responsabile l’autorizzazione. Per farlo devi seguire alcuni passaggi.
Per prima cosa clicca con il tasto destro sul documento che desideri modificare. Una volta apertasi la finestra di dialogo, seleziona la voce “Invia richiesta“.
È ora necessario:
- Scegliere un destinatario. Se l’utente responsabile non è disponibile, DocuWare mostra un messaggio con l’indicazione del suo sostituto.
- Se il task deve essere ricevuto da più utenti, inserisci anche i loro nomi nella lista dei destinatari. Le richieste possono essere ricevute da destinatari multipli sia in contemporanea che con tempistiche differenti.
- Inserisci l’oggetto e il testo dell’e-mail.
- In base alla decisione da prendere, determina se richiedere un timbro automatico dopo l’approvazione o meno.
- Invia la richiesta.
Le richieste di DocuWare sono lo strumento ideale per le decisioni urgenti che non fanno parte di flussi di lavoro più ampi. Questa funzione è disponibile nel gestore dei flussi di lavoro a partire dalla versione 6.10.
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