Paperless in 90 giorni: con DocuWare e Palo Alto puoi.

La regola 21/90 dice che è necessario seguire una nuova routine per 21 giorni di fila per farla diventare un’abitudine, e poi continuare a seguirla per altri 90 per far sì che diventi una modifica permanente al proprio stile di vita. (P. Lally – Modelling habit information).

Cambiare le abitudini di un’intera organizzazione richiede più di una semplice regola, specialmente quando si tratta di passare da processi cartacei a digitali: ecco perché è fondamentale scegliere il prodotto giusto e il partner capace di trasformare le tue necessità in virtù.

In 90 giorni puoi digitalizzare il tuo reparto più strategico ed essere pronto ad utilizzare lo strumento in modo consapevole e con la giusta motivazione, costruendo l’abitudine corretta ad una gestione digitale senza sprechi di tempo e carta o attività ripetitive a basso valore aggiunto.

Cosa significa digitalizzare i documenti e i processi aziendali

Digitalizzare i documenti e i processi in un reparto aziendale significa trasformare le informazioni e le procedure tradizionalmente gestite su carta in formati elettronici, sfruttando la tecnologia per migliorare l’efficienza e l’accessibilità. Questo processo inizia con la conversione dei documenti fisici in formati digitali, come PDF o documenti di testo, attraverso la scansione. Una volta digitalizzati, questi documenti possono essere facilmente archiviati, ricercati e condivisi all’interno di un sistema di gestione documentale.

Ma la digitalizzazione va oltre la semplice conversione dei documenti: implica anche la revisione e l’ottimizzazione dei processi aziendali. Ad esempio, in un reparto Risorse Umane, la digitalizzazione può trasformare il modo in cui vengono gestiti i dossier dei dipendenti, il processo di assunzione, le richieste di ferie e i flussi di approvazione. Invece di compilare, inviare e archiviare moduli cartacei, i dipendenti possono completare e inviare tutto elettronicamente, con i dati che vengono automaticamente integrati nel sistema aziendale. Questo non solo velocizza le operazioni, ma riduce anche il rischio di errori e migliora la tracciabilità e la conformità alle normative.

Inoltre, la digitalizzazione può facilitare la collaborazione e l’accesso ai dati in tempo reale, consentendo decisioni più rapide e informate.

Digitalizzare i documenti e i processi in un reparto aziendale non è solo una questione di passaggio dal cartaceo al digitale, ma una trasformazione verso un modo di lavorare più agile, sicuro e orientato al futuro.

8 step per diventare paperless

1. Identifica 1 processo per te strategico: parti sempre da un obiettivo singolo e realizzabile. Invece di concentrarti sul digitalizzare tutti i reparti nell’anno del mai, scegline uno adesso!
2. Definisci il team che guiderà il progetto di digitalizzazione e informa le tue persone, così da generare consapevolezza. I collaboratori infatti useranno un nuovo applicativo solo se ne hanno compreso il valore. Comunica in anticipo i motivi per i quali eliminerai la carta, quali problemi esistono con i processi attuali e quali vantaggi porterà la digitalizzazione con un sistema di gestione documentale.
3. Mappa il processo per identificare quali step vuoi digitalizzare. Con carta o senza carta c’è una bella differenza sul numero di passaggi, vedrai. Eventuali migliorie te le proporremo noi sulla base della nostra esperienza. Puoi usare lo strumento gratuito Process Planner per semplificare la mappatura.
4. Progetta la soluzione tenendo conto dei bisogni delle persone coinvolte, della tipologia di documenti che vuoi digitalizzare, dei reparti e del processo da cui vuoi partire.
5. Cerca il software di gestione documentale idoneo alle tue esigenze e un partner che sappia realizzare quanto chiedi, che sappia seguirti durante l’implementazione, sostenerti con il tuo team, e che ci sia anche negli anni a venire per formare i tuoi nuovi collaboratori e per far progredire il progetto. Orientati verso soluzioni cloud, scalabili e personalizzabili senza troppa attività di sviluppo. Considera aspetti come la sicurezza dei dati, l’integrazione con altri sistemi o la conformità normativa. E soprattutto considera software e partner dal punto di vista della storicità e continuità nella ricerca e sviluppo. Sarebbe un peccato investire risorse in un prodotto che viene dismesso o in un partner che non ha un team di sviluppo dedicato a far evolvere il tuo sistema. Esperienza e continuità sono due caratteristiche imprescindibili nella scelta sia del software che del partner.
6. Implementa la soluzione scelta e coinvolgi le persone nella fase di testing e incentivale all’utilizzo.
7. Formazione e inclusione dei collaboratori: assicurati di poter offrire ai tuoi collaboratori formazione d’uso, aggiornamenti, consigli e scorciatoie.
8. Sostenibilità a lungo termine: Documenta il processo perché evolverà nel tempo. Più acquisisci dimestichezza con il sistema e più vorrai migliorare la strategia paperless nel tempo, oltre i 90 giorni, digitalizzando tutti i reparti. Documentare ti aiuta inoltre a misurare il ROI e l’impatto del progetto, a trasferire le conoscenze e a replicare l’implementazione in futuro per altri reparti.

NB: Perché scegliere Palo Alto per fare il tuo progetto di digitalizzazione? Perché non basta avere una macchina potente (DocuWare), è fondamentale avere un ottimo pilota (tu che gestisci l’azienda) e un team di sviluppo (noi di Palo Alto) che sappia come ottimizzare ogni singolo passaggio e che sappia integrare il sistema con il resto dei tuoi software attivi.

Chiamaci per fissare un appuntamento e vedere con i tuoi occhi la soluzioneDocuWare con una demo gratuita.

Palo Alto è specializzata in soluzioni di enterprise content management, digitalizzazione e automazione di processi.