ECM, DMS, BPM: cosa serve veramente alla tua azienda?

Le organizzazioni sono alla ricerca di metodi economici ed efficienti per organizzare, supervisionare, condividere, documentare e analizzare i dati digitali, al fine di ottimizzare i processi aziendali, sgravando le risorse umane da attività ripetitive e investendo le ore lavoro in attività più redditizie.

Le aziende hanno bisogno di una gestione di contenuti efficienti e ben organizzati che coniugano documenti ed attività, scadenze e controlli di congruità. Documenti firmati digitalmente che hanno valore probatorio e la possibilità di lavorare in modo semplice e sicuro anche da mobile o in smart working.

Quindi è meglio scegliere una soluzione ECM e una soluzione DMS?

La distinzione è sfocata perché i termini “sistema di gestione dei documenti” (DMS) e “gestione dei contenuti aziendali” (ECM) sono talvolta usati in modo intercambiabile.

DocuWare viene definito con precisione sia una soluzione ECM che una soluzione DMS e BPM.

Infatti un sistema di Enterprise Content Management (ECM) è un software con un insieme di funzionalità che consentono a un’organizzazione di qualsiasi dimensione di controllare e comprendere le informazioni aziendali, la “gestione dei documenti” e la “gestione dei processi aziendali” (BPM) sono dei sottoinsiemi di queste funzionalità.

Alcuni sistemi ECM gestiscono nativamente anche informazioni da contenuti Web, account di social media e altre fonti che non rientrano nei limiti di un documento. Solitamente questa ampia funzionalità è necessaria per le organizzazioni più grandi e risulta essere costosa per una piccola media impresa.

Questo è uno dei grandi dilemmi nella scelta di un sistema ECM:
Investire tanto per avere tutto o iniziare con quello che è strettamente necessario?
E se poi ho bisogno di altro?

Come sempre il prodotto non è tutto. Non basta una macchina potente per vincere una gara, serve anche un ottimo pilota che sappia domare sia il mezzo che la strada.

In Palo Alto siamo in grado di integrare il sistema ECM DocuWare con qualsiasi altro software e di farli interagire in modo da fornire risposte mirate e reportistiche dettagliate in tempo reale.

Con noi puoi partire in economia dando risposta alle tue principali necessità e crescere nel tempo man mano che nuove opportunità o esigenze vanno a delinearsi.

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In che modo un DMS affronta le sfide aziendali per le organizzazioni di piccole e medie dimensioni?

Un sistema di gestione documentale offre funzionalità di base che includono l’acquisizione, l’indicizzazione, l’archiviazione, l’automazione e il controllo delle informazioni nonché l’integrazione con vari software:

Acquisizione e archiviazione: un meccanismo per elaborare facilmente documenti da una varietà di fonti come e-mail, documenti digitali, scanner e stampanti per archiviarli in un repository digitale centrale.

Controllo dell’accesso e della sicurezza: le regole intelligenti controllano chi ha i diritti di accesso a determinati documenti. Ciò è particolarmente utile per i documenti riservati.

Indicizzazione e recupero: abilita la scansione automatica o il caricamento e l’indicizzazione digitali dei documenti per un facile monitoraggio e recupero. L’indicizzazione assegna tag descrittivi e ricercabili.

Condivisione: condividi qualsiasi documento in modo sicuro senza timore di errori di compilazione o perdita.

Collaborazione: lavorare collettivamente su documenti evitando più versioni.

Business intelligence: gestire, organizzare e accedere a documenti e informazioni critici per l’azienda.

Integrazione: i moduli del flusso di lavoro possono integrarsi con altri sistemi per automatizzare i processi e ridurre le inefficienze. La condivisione dei dati tra una soluzione di gestione dei documenti, i software di marketing e il software ERP (Enterprise Resource Planning) massimizza la funzionalità dell’infrastruttura tecnologica.

Che cos’è un servizio di contenuti?

Potresti anche aver sentito il termine servizi di contenuti a cui fanno riferimento rapporti di analisti del settore e articoli in pubblicazioni tecnologiche. Nel 2016, Gartner ha introdotto il concetto di “servizi di contenuti” in sostituzione del termine “gestione dei contenuti aziendali”.

Il punto di vista di Gartner è: “Il termine gestione dei contenuti aziendali non riflette più le dinamiche del mercato o le esigenze organizzative dei contenuti nel business digitale. Per i leader delle applicazioni responsabili dei progetti di gestione dei contenuti, ciò significa mettere da parte le nozioni precedenti e ripensare i loro approcci tecnologici”.

Questo nuovo concetto tenta di allontanare il settore dal sistema singolo, a taglia unica, adattandosi a tutto il pensiero dell’ECM e quindi a un approccio più modulare, basato sul cloud, che offre un’ampia varietà di capacità di integrazione. Anche altre società di analisi come Forrester hanno adottato questa terminologia. DocuWare è una soluzione di gestione dei documenti e automazione dell’ufficio che può anche essere caratterizzata come un servizio di contenuti.

In pratica, il termine utilizzato per descrivere il flusso di lavoro digitale e le capacità di automazione dell’ufficio non ha importanza. Il punto è trovare una soluzione che soddisfi le esigenze della tua azienda e consenta alla tua organizzazione di compiere il passo successivo nel tuo viaggio digitale.

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