Decluttering in ufficio: come liberare mente e spazi per innovare
Elimina il superfluo, organizza il restante. Ogni momento è buono per iniziare con l’arte del decluttering in ufficio.
Lo diceva anche Le Courbusier: “Spazio, luce e ordine. Queste sono le cose di cui l’uomo ha bisogno…”
A volte però viviamo sommersi dalle cose, tenere in ordine diventa difficile e avere spazio sulla scrivania quasi impossibile.
Ci sono due momenti particolari dell’anno in cui le persone si dedicano alle grandi pulizie: le pulizie di Pasqua rappresentano il cambiamento, il passaggio dall’inverno alla primavera e trovano origine nella tradizione cristiana, che ne faceva motivo di festa. Le grandi pulizie di capodanno arrivano invece dalla tradizione giapponese che offre, tramite il rituale dell’osoji, di liberarsi dello sporco e delle cose accumulate durante l’anno per ripartire leggeri con l’anno nuovo.
A volte sono corpo e mente a chiederti di dedicarti al decluttering, sia in ufficio che a casa, sia fisico che digitale, e allora non aspettare, puoi iniziare subito seguendo i nostri consigli.
Cos’è il Decluttering
Il termine è di origine inglese e descrive un fenomeno e le sue azioni correlate. Deriva dal verbo to clutter che non significa solo mettere in disordine, ma creare ingombro, accumulare, creare scompiglio. Quindi de-cluttering è l’azione di togliere gli ingombri, eliminare il caos. Ha un significato più ampio del “fare pulizia” o del “mettere in ordine” e riguarda anche il concetto eliminare il non necessario e il poter attivare una rimozione sistematica di quanto intralcia il corretto funzionamento dell’ambiente lavorativo o abitativo.
Il Decluttering non è una pratica occasionale, ma una prassi da fare propria e praticare con continuità, un metodo per eliminare il superfluo e ridurre le distrazioni. È importante per gestire meglio gli spazi fisici e per sentirsi liberi di creare nel proprio spazio di lavoro!
Perché il Decluttering fa bene?
Il Decluttering allena a focalizzarsi sull’essenziale, evitando pensieri ed azioni dispersive. È una pratica che ha come obiettivo quello di vivere e lavorare in ecosistemi organizzati in entrambe le nostre “dimensioni”: quella analogica e quella digitale. Due dimensioni che oggi sono fortemente interconnesse grazie allo Smart-Working e all’Home-Office.
Come fare per liberare la mente e gli spazi che ci circondano?
Ecco i nostri consigli per attivare le attività di decluttering:
Parti dal decluttering dello spazio fisico di lavoro
1. Libera dalla carta tutti gli spazi visibili (ripiani, scrivania, scaffali, cassetti, cassettiere, borsa d’ufficio, ecc.)
- trita quello che non serve più
- archivia quello devi tenere. PS: in ufficio usa un sistema di archiviazione e gestione documentale per essere certo di avere tutto in regola e accessibile anche agli altri colleghi. A casa salva i tuoi documenti su un cloud sincronizzato, in modo da poter accedervi ovunque e avere le copie di backup.
2. Elimina gli oggetti inutilizzati o rovinati
- gli armadi: da quanto non li apri? Sai cosa contengono? Ci sono cose utili, necessarie o di valore? Se non è così, non aver paura, svuotali con coraggio, non sentirai la mancanza del contenuto, anzi, inizierai a sentire quella forza dentro di te descritta anche da Mari Kondo nel suo best seller “Il Magico potere del riordino”.
- l’arredo: ci sono sedie, mobiletti, sgabelli, lampade che sono rovinate? Inutilizzate? Accatastate? Regala, vendi, distribuisci, ma non tenerli ad accumulare polvere.
Inizi a respirare? A vedere lo spazio, la luce e l’ordine di cui parlava Le Corbousier? Ricordati che tu NON sei le tue idee o il tuo passato; tutto è plastico, modificabile e migliorabile quando vuoi.
3. Organizza e automatizza i processi aziendali con il decluttering digitale
Finalmente puoi far riposare gli occhi, è ora di liberare la mente e acquisire leggerezza. Come? Automatizzando routine, pendenze e attività che ti occupano la mente inutilmente.
- Utilizza uno strumento semplice e gratuito come il Process Planner per mappare i processi esistenti
- Condividi lo schema con i colleghi necessari e disegnate assieme nero su bianco come potreste semplificare le attività
- Contatta il tuo fornitore esperto in sistemi di gestione documentale DMS ECM per pianificare le automazioni e i flussi che volete digitalizzare.
- Se le idee sono piuttosto confuse e non sai da dove partire, contattaci per organizzare una sessione di Dematerialization & Process Canvas per sciogliere la matassa e aiutarti a partire
4. Crea un tempo dedicato per l’attività di decluttering in ufficio.
Come faresti quando prenoti una giornata rilassante in spa, agenda il Decluttering come un rito per il quale decidi di prenderti un tempo di qualità in cui ti fermi, riordini le idee, le fissi e fai “solo” questa attività. Il processo di riordino e organizzazione è iterativo, va attivato, usato, misurato, corretto, attivato, usato, misurato, corretto, ecc. È un approccio alla vita lavorativa (e non solo) che migliora l’umore.
In quali ambiti si applica il Decluttering?
Office Decluttering per un’organizzazione più efficiente
Il Decluttering nel tuo ambiente lavorativo ti aiuta a razionalizzare gli spazi, migliorare il benessere lavorativo e liberare la mente per poter creare nuove occasioni di business.
Adottando un sistema di gestione documentale ECM e BPM ad esempio elimini la carta creando spazio fisico ed automatizzi i processi creando nuovo tempo per le attività che ti piacciono. Inoltre, a livello mentale, questo ti consente di fare ordine e liberarti dalle preoccupazioni legate al controllo dei processi interni aziendali.
Digital Decluttering
È il Decluttering applicato ai nostri pc e smartphone. Si applica ad entrambe le sfere personale e professionale. Anche se in azienda abbiamo un archivio digitale per tutti i documenti, ci sarà sempre una parte di file, sia in ufficio che a casa, che vengono salvati in cartelle e sotto cartelle. Passano gli anni, aumentano i giga necessari per contenerli e spesso li dimentichiamo. Fare ordine in questi file ci consente di risparmiare sugli abbonamenti cloud, ma soprattuto ci permette di eliminare l’obsoleto e allo stesso tempo di lasciarci sorprendere da idee e progetti che avevamo magari messo nel cassetto e che potrebbero essere rivalutati.
Puoi iniziare il tuo decluttering digitale aiutandoti con questa lista di attività d’esempio:
- Fai pulizia e metti in ordine il tuo Desktop per una migliore e più veloce accessibilità ai tuoi dati e programmi usuali
- Verifica che sia attivo un backup dei dati così ti levi il pensiero di rischiare di perdere anni e anni di ricordi e lavori.
- Nel browser salva i siti che usi spesso nei Preferiti o nell’elenco di lettura così li ritrovi velocemente e senza stress
- Gestisci le email e archiviale in modo ordinato. In ufficio puoi integrare ad esempio un sistema di gestione documentale direttamente nel tuo Outlook o Gmail. Puoi semplificarti la vita lavorativa in modo incredibile, se ti interessa saperne di più basta contattarci.
- Gestisci le tue password con un’applicazione “porta chiavi” e ti levi il pensiero di doverle ricordare o di averle smarrite
- Fai pulizia sui social e mantieni solo i contatti “vivi” e potenzianti per la tua vita
- Togli le notifiche inutili e distraenti
Se la realtà in cui lavori è una realtà ordinata ne trarrai un maggiore benessere e questo si tradurrà in migliore e maggiore operatività e produttività. Se c’è ordine risparmi tempo, denaro e migliori l’attenzione. Così ogni cosa diventa accessibile e facilmente raggiungibile.
Decluttering Emotivo
Il Decluttering emotivo migliora la nostra capacità di stare in equilibrio tra emozioni diverse e fluttuanti. Fare Decluttering emotivo richiede una skill essenziale: la capacità di lasciar andare. Non è semplice non farsi sopraffare dalle “cose”, dagli oggetti, dai pensieri, dai progetti, dai ricordi, dalle liste, dalle previsioni, dalle preoccupazioni.
Per fare ordine nel proprio delicato spazio interiore si parte sempre dal fare ordine nell’ambiente circostante. Come ci insegnano i giapponesi, se abiti e lavori in un ambiente arioso, funzionale ed ordinato dove gli oggetti hanno una loro collocazione, circolerà meglio anche l’energia, le idee, e di conseguenza le emozioni, saranno armonizzate.
Esistono tecniche orientali come il Feng Shui e il Ba-gua, due arti che spiegano bene la correlazione tra oggetti energia e stato emotivo.
Secondo queste tecniche è possibile riequilibrare l’energia del luogo abitativo o professionale agendo in modo correlato su aspetti della vita come ricchezza, relazioni e benessere. In pratica si agisce sui locali e sugli oggetti, disponendoli secondo uno schema specifico (mappa di Ba-gua da sovrapporre alla pianta dei locali) con lo scopo di migliorare una situazione specifica della vita “attivando” la zona fisica corrispondente con l’introduzione di oggetti specifici a seconda dell’effetto energetico desiderato. Ad esempio se vuoi potenziare la Conoscenza, la Carriera e le persone Utili nell’area lavorativa, Ba-gua ti indica che devi agire sulla parete che ospita la porta d’ingresso principale quindi potenziando quest’area con oggetti e materiale appositi potenzierai anche l’area Carriera-Persone Utili-Conoscenza.
Sì hai capito bene! Esiste una connessione forte tra le cose della nostra casa, le nostre aree esistenziali e la nostra mente. L’uomo è tendenzialmente conservatore, siamo naturalmente portati a trattenere tutto, fuori e dentro di noi. Ecco quindi che puoi attivarti per fare ordine, fare decluttering, per fare spazio al nuovo e per andare avanti, oltre che per adattare l’ambiente a quello che siamo adesso, che certamente non corrisponde a ciò che eravamo ieri.
Tutto è sempre in continuo mutamento e il decluttering ti aiuta proprio in questo, a restare sempre aggiornato dentro e fuori, secondo la più nuova e migliore versione di te!
Come faresti con gli aggiornamenti software. Hai fatto caso che quando aggiorni il sistema operativo del tuo smartphone si libera spazio? Quello spazio si rende disponibile per nuove foto di nuove avventure.
Le azioni di riordino dell’esistente inoltre ti mettono da subito in una condizione propositiva e più stimolante. Come a dire: “riparto da qui, da quello che per me adesso conta”.
Con il decluttering emotivo ti alleni quindi ad eliminare i pensieri negativi. Lasci andare ciò che ti appesantisce. Crei spazio fisico e mentale per accogliere il nuovo (metteresti un nuovo divano in una stanza piccola e già piena di componenti di arredo?).
Inizi a capire meglio l’analogia ora?
Fare spazio negli ambienti è fare spazio anche dentro di te. Come è dentro così è fuori. Così dai spazio alle nuove idee. È come creare una stanza degli hobby ricavata da uno spazio che prima non c’era. Non da ultimo, con il decluttering ti alleni e impari a scegliere cosa tenere. Questo ti fa capire cosa è realmente importante.
Grazie per essere arrivato fino a qui e buon decluttering! Qualsiasi ambito di applicazione sceglierai, speriamo di averti ispirato!
