Coronavirus: l’occasione per rivedere i processi aziendali

“Come affrontiamo la situazione qualora tutti, o solo alcuni di noi, dovessero essere messi in quarantena?”
Ci siamo chiesti l’altro giorno quando ci siamo riuniti internamente, come stanno facendo d’altronde tutte le aziende, per trovare una risposta al problema.

Stiamo applicando tutte le indicazioni forniteci dal medico cantonale e quelle indicate dal governo italiano, avendo nel nostro team alcune persone residenti all’estero. Fortunatamente il nostro settore non dipende dai turisti e quindi il nostro margine d’azione è maggiore e le preoccupazioni a breve termine sono minori.

In situazioni critiche come quella attuale è importante che ci sia sostegno, cooperazione e fiducia reciproca fra l’azienda e i propri collaboratori, in quanto l’una ha bisogno degli altri e viceversa. È importante rispettare i diritti dei dipendenti, così come è importante mettersi nei panni del datore di lavoro che potrebbe trovarsi in seria difficoltà logistica o economica, a scapito del benessere di tutti.

I sindacati stanno ricevendo numerose richieste in questi giorni, molte aziende sono state prese alla sprovvista da questa situazione, soprattutto quelle meno digitalizzate, che si basano ancora su processi cartacei o che non hanno procedure automatizzate.
“Se il virus continua a diffondersi, ciò può comportare restrizioni nella vita quotidiana e sul lavoro. Quali sono le conseguenze per i dipendenti? Potranno rimanere a casa e occuparsi dei loro figli quando l’asilo chiude? Il datore di lavoro può esigere che io prenda ferie adesso?” queste sono alcune delle domande legate al diritto sul lavoro alle quali cercano di dare risposta sul portale di Syndicom.

Noi invece vogliamo dare ai nostri clienti attuale e potenziali una risposta concreta, pratica e applicabile in breve tempo.
Questo nostro articolo ha un duplice scopo: mostrarvi le potenzialità dello smartworking e rassicurarvi sulle nostre procedure e sulla continuità di erogazione dei nostri servizi, perché noi facciamo così:

Backoffice

Linda, responsabile HR e backoffice, è residente in Italia. Settimana scorsa tutte le scuole del nord Italia sono state chiuse a causa del virus. Fortunatamente ha l’appoggio dei genitori e in questo caso ha potuto recarsi al lavoro senza intoppi. Ma se dovessero chiudere le frontiere?
Linda potrebbe esercitare lo smartworking e lavorare tranquillamente da casa. Tutti i nostri sistemi, dal gestionale al sistema di gestione documentale DocuWare, sono accessibili anche da fuori ufficio. Per Linda cambierebbe poco, le servirebbe solo una connessione a internet decente. Non dovendo neppure rispondere al telefono potrebbe gestire i suoi orari in funzione delle necessità dei figli.

Per Giuseppe, responsabile del magazzino e del servizio tecnico, la situazione è leggermente diversa. Risiede nel luganese pertanto le telefonate in entrata sarebbero tutte dirottate sul suo cellulare aziendale. Il nostro sistema di gestione dei ticket di assistenza è accessibile dall’esterno, pertanto il cliente non si accorgerebbe di nessuna differenza. In linea di massima il servizio di fornitura toner, carta e consumabili verrebbe garantito in quanto Giuseppe lo può gestire anche da casa richiedendo una consegna diretta fornitore-cliente. Potrebbero esserci alcune restrizioni qualora non potesse recarsi nel magazzino Palo Alto per prendere uno specifico pezzo di ricambio non ordinabile direttamente dai nostri fornitori.

Kathia, che si occupa dell’esecuzione dei pagamenti, non risentirebbe di un’eventuale quarantena. Già oggi lavora da casa. Ha accesso al portale bancario e sa esattamente, grazie al nostro sistema di Enterprise Content Management DocuWare, quali sono le attività che deve svolgere, quali sono i pagamenti registrati che deve solo saldare.

Per quanto riguarda la ricezione della posta cartacea, solitamente il nostro apprendista Luca si occupa di digitalizzare tutto e inviare a ciascun destinatario i file tramite il nostro processo digitale “posta in entrata”. Qualora l’ufficio fosse fisicamente chiuso e fossimo tutti operativi da casa, nessuno potrebbe fare il lavoro di Luca.
In questo caso ci viene d’aiuto il servizio di “Posta in entrata digitalizzata” della Posta, la quale si occupa di reindirizzare automaticamente al centro di scansione della Posta Svizzera i documenti cartacei a nostro nome. Scansionano le lettere entro un giorno e le rendono disponibili come documenti pdf nella casella di posta digitale. Dopo 30 giorni i documenti fisici e digitali vengono distrutti.

Servizio tecnico

Il nostro rischio più alto in caso di quarantena è legato al servizio tecnico. I nostri uomini, Massimo, Andrea, Gabriele, Gavino e Vincenzo, sono sul campo, intervengono fisicamente dai clienti, pertanto alcune attività potrebbero rivelarsi inattuabili.
In linea di massima però abbiamo tutto sotto controllo grazie ai nostri sistemi integrati. Quasi tutte (e consiglieremo a chi non ha ancora accettato di farlo) le nostre stampanti multifunzioni sono monitorate da remoto tramite un’apposita applicazione che rileva lo stato dei consumabili (toner, fusori, ecc) e che notifica eventuali guasti. In questo modo siamo in grado di fornire tramite spedizioniere i consumabili, mentre, laddove possibile, i nostri tecnici possono assistere i clienti telefonicamente o in remoto tramite condivisione dello schermo. Per quanto riguarda le attività amministrative, tutti i nostri tecnici hanno accesso al sistema di ticketing e monitoraggio e all’archivio digitale, possono pertanto portare a termine quotidianamente le proprie attività anche da casa.

Vendita

Martino, il nostro consulente interno di Office Solutions, continuerebbe a lavorare senza differenze. Prenderebbe il suo portatile e dal suo comodo divano di casa scriverebbe articoli su Linkedin, risponderebbe alle richieste in entrata dal sito web, farebbe offerte tramite l’accesso online del nostro gestionale e gestirebbe le sue attività tramite il CRM realizzato con DocuWare.

I nostri consulenti sul campo dedicati alle Professional Solutions, Renato, Mario e Christian, già oggi sono liberi di gestire le proprie attività da casa. Hanno accesso a tutta la strumentazione necessaria, e grazie al nostro sistema di gestione documentale DocuWare possono accedere alle loro attività anche da mobile. Sono dotati di portatile e telefono aziendale pertanto sono liberi di lavorare senza intoppi. Ovviamente le riunioni con i clienti dovrebbero diventare delle video conferenze e lo scambio di documenti e firme dovrebbe avvenire digitalmente. In Ticino siamo ancora poco abituati, ma nel tempo sfruttare di più i meeting virtuali, gioverà all’ambiente, al traffico e alla nostra salute.

Chiedici maggiori informazioni sulla firma digitale

Specialisti

La divisione Professional Solutions, capitanata da Maurizio, vive nel mondo della digitalizzazione e dematerializzazione da sempre (25 anni per la precisione). Per Andreia, mamma di due bambini, non è mai stato un problema lavorare da casa quando i piccoli ammalati non possono recarsi all’asilo. Andreia riceve le notifiche di richieste di assistenza in tempo reale sul telefono ed è in grado di gestire le priorità e conciliare lavoro e famiglia. Dovesse subire un periodo di quarantena ne risentirebbe la sua attività di affiancamento e formazione direttamente dal cliente, ma ancora una volta, volere è potere, se il cliente è disponibile, la formazione può essere fatta in diretta Skype, non è sempre necessario spostarsi.

Simone, non avendo ancora figli, può garantire la sua presenza e l’esecuzione delle proprie attività da remoto durante gli orari d’ufficio.

Maurizio è il nostro esperto di smartworking, da anni pianifica e coordina riunioni internazionali via Skype e Teams, lavorando a cavallo fra Italia e Svizzera con team differenti e clienti di vario genere. Per lui non è assolutamente un problema fare una demo o discutere di un nuovo progetto attraverso la telecamera del portatile.

Marketing

Io, Elena, come tutti gli altri ho accesso ai sistemi anche da casa. Sono abituata a lavorare dal bar, il mio luogo preferito per produrre testi. Se anche i bambini fossero a casa per un’eventuale chiusura delle scuole, dovrei cambiare i miei orari operativi, che verrebbero spostati fra la mattina presto e nelle ore serali, ma potendo programmare tutte le attività in modo che escano automaticamente, nessuno risentirebbe della differenza.

Direzione

La nostra direzione, composta da Emanuele e Maaike, è al corrente di tutto ciò che avviene in azienda e di tutte le attività che vengono portate avanti, chiuse, gestite, bloccate, ecc, in tempo reale anche da smartphone. Il nostro sistema traccia tutto, ogni processo è ben definito e si sa sempre esattamente lo stato dell’arte.
Anche le loro attività amministrative e decisionali vengono prese tramite il sistema di Enterprise Content Management DocuWare che abbiamo adottato da anni e del quale non potremmo più farne a meno.

Morale della storia, in caso di quarantena ci mancherebbero i pranzi in comune, stringere la mano ai nostri clienti e bere il caffè insieme, ma a livello operativo siamo pronti e agili. Avremmo una copertura oraria più ampia e forse anche meno distrazioni. Noi con il nostro gestionale, il nostro sistema di Enterprise Content Management DocuWare e un abbonamento Microsoft 365, siamo in grado di affrontare qualsiasi situazione.

E tu? Quanto è agile la tua impresa? Sei pronto per affrontare il prossimo virus con serenità?

PS: Se vuoi sapere come fare noi siamo al tuo fianco, con la competenza, l’esperienza e le soluzioni giuste.

Chiamaci subito, prima che ci mettano tutti in quarantena!

Amiamo la digitalizzazione, ma preferiamo ancora stringerci la mano.