Come gestire gli audit aziendali in sicurezza

Oggi, la resilienza nel business è uno degli attributi principali che determinano se la tua azienda saprà adattarsi e prosperare in questi tempi incerti. Allestire un audit aziendale annuale in modo puntuale e preciso può essere un’arma segreta per aumentare l’agilità aziendale. L’audit aziendale deve fornire chiarezza, identificare il funzionamento dei controlli interni e del reporting finanziario e segnalare quali miglioramenti dei processi sono in cima all’elenco priorità. Le informazioni che ottieni dall’audit ti danno modo do avere una tabella di marcia e di implementare un piano di miglioramento e sviluppo continui,  che ti prepara a superare gli ostacoli che emergono a causa di condizioni economiche imprevedibili.

Durante un audit, il report finanziario della tua azienda deve essere un libro aperto facilmente consultabile. I documenti digitali e il flusso di lavoro automatizzato garantiscono che questo libro sia ben organizzato, basato sui fatti e di facile comprensione. Con la gestione elettronica dei documenti, tutti i documenti aziendali sono ricercabili in pochi clic e i revisori possono facilmente cercarli in base a criteri come nome del fornitore, tipo di prodotto, importo o data o con la ricerca fulltext, per parola contenuta nel documento. Se hai integrato la gestione dei documenti con il tuo software ERP, i revisori possono accedere a tutte le informazioni così come ai documenti, rendendo agevole e semplice l’intero processo di revisione.

Con la gestione digitale dei documenti è possibile archiviare e recuperare registrazioni complete e sicure di tutte le transazioni aziendali per accelerare il processo di audit . Tutte le informazioni sono ugualmente reperibili, indipendentemente dal fatto che la loro fonte siano e-mail, contratti, corrispondenza o rendiconti finanziari. Puoi accedere ai dati quando ne hai bisogno, senza ritardi. La parte migliore è che puoi fornire un accesso online sicuro ai revisori per consentire al personale AP e contabile di concentrarsi sulle proprie attività quotidiane.

In che modo DocuWare Cloud ti garantisce l’integrità del processo di audit

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• Promuove la trasparenza nelle operazioni aziendali e promuove la responsabilità. Con i flussi automatizzati, i timbri digitali e gli stati dei documenti, è possibile tenere traccia di chi ha elaborato ciascuna transazione finanziaria e chi ha approvato il pagamento.
• Ti aiuta a determinare l’efficacia dei controlli interni. La gestione digitale dei documenti facilita una migliore comprensione dell’efficienza operativa, dell’affidabilità delle procedure di rendicontazione finanziaria e della conformità alle leggi e ai regolamenti federali e statali attuali.
• Garantisce una protezione completa per tutti i tuoi documenti, compresi quelli relativi alla proprietà intellettuale e alla conoscenza proprietaria. DocuWare Cloud offre un sistema di archiviazione ben progettato e sicuro che protegge le informazioni che non dovrebbero mai essere perse, rubate o compromesse.
• Protegge le informazioni aziendali da crypto virus, ransomware e altri malware. Con DocuWare Cloud su Microsoft Azure sei al sicuro! il 99% dei virus sono già conosciuti, per questo un documento contaminato viene immediatamente riconosciuto da DocuWare e non può nemmeno essere archiviato. Anche un virus completamente nuovo non potrebbe diffondersi negli altri documenti della vostra azienda, perché i malware non hanno accesso all’archivio DocuWare.
• Semplifica la valutazione dell’utilizzo delle risorse per identificare potenziali risparmi sui costi. I risultati degli audit forniscono un trampolino di lancio per analizzare profitti e perdite e prevedere piani di sviluppo e manovre correttive.
• Semplifica la ricerca di informazioni per valutare eventuali errori nei rendiconti finanziari. Così garantisci che siano stati preparati in conformità con le norme contabili e le normative governative, secondo processi approvativi definiti e dimostrabili.
• Crea un report di controllo digitale per tutte le transazioni finanziarie. Con i report DocuWare puoi verificare data ora e chi ha condotto ciascuna fase del processo, attraverso un registro digitale.
• Protegge la tua azienda dalle frodi e dai furti dei dipendenti. Quando i revisori controllano una transazione, possono estrarre tutti i documenti correlati come ordini di acquisto, fatture e bollettini di consegna per valutarne immediatamente la validità, gli importi, le approvazioni interne e le informazioni sui pagamenti.
• Protegge i tuoi documenti in caso di disastri naturali. Con DocuWare Cloud la continuità aziendale è garantita con copie di backup multiple e copie geo-ridondate. I tuoi dati sono salvati più volte in data center sicuri. Grazie a tutto ciò, i vostri documenti e le vostre informazioni potranno essere nuovamente disponibili in pochissimo tempo dopo un evento imprevedibile.

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