Formazione apprendisti

Introduzione alla digitalizzazione dei processi aziendali e all’archiviazione digitale dei documenti.

Sei un apprendista di commercio?

Questa pagina è pensata per aiutarti ad acquisire le capacità necessarie richieste nel Campo di competenze operative del Piano di formazione professionale di base come Impiegata/o di commercio con attestato federale di capacità (AFC).

Qui troverai tutte le informazioni necessarie per comprendere l’importanza della digitalizzazione in azienda e scoprire come con un sistema di gestione documentale e archiviazione digitale evoluto puoi aiutare l’azienda che ti offre il posto di tirocinio a snellire i processi di lavoro.

Chi siamo noi

Siamo un’azienda specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali, con 30 anni di esperienza. Siamo Azienda Formatrice e membri dell’associazione ARAF. Formiamo costantemente apprendisti in ambito commerciale, tecnico e da quest’anno seguiamo anche i percorso di apprendistato tecnologico.

Campi di competenze operative B, C, E

Come possiamo aiutarti

Le informazioni in questa pagina vogliono aiutare gli apprendisti in formazione come te ad avvicinarsi ai processi digitali. Ti forniamo alcune buone pratiche e idee da utilizzare come proposta di miglioramento in azienda nel momento in cui devi dare seguito agli obiettivi di valutazione dell’azienda e della scuola professionale in merito alle competenze operative dei campi B, C e E.

Tabella delle competenze operative dell’apprendista di commercio

Il tuo ruolo in azienda: portatore d’innovazione.

Sei giovane e nat* con il digitale. Fai tutto con lo smartphone, usi il computer a scuola, sfrutti l’intelligenza artificiale, giochi con le console, viaggi in 3D, paghi in LVGA o bitcoin. 😏

Poi entri in ufficio e gira un sacco di carta. 😱

In Ticino sono soprattutto le PMI (Piccole-Medie Imprese) ad essere ancora sommerse di carta. È normale, la maggior parte delle aziende è nata prima degli anni Duemila e fino ad ora si sono trovate bene a lavorare in maniera analogico-tradizionale. La maggior parte delle aziende si è giusto dotata di un software gestionale (per le offerte, magazzino e contabilità) e del pacchetto Office per la corrispondenza e la generazione di documenti.

Poi le cose hanno iniziato a complicarsi: i giovani come te che da sempre cercano tutto online, sono stati affiancati dai consumatori più maturi, i quali dopo la pandemia hanno cambiato le proprie abitudini d’acquisto… e le aziende hanno capito che la digitalizzazione dei processi non è più una scelta, ma è diventata una priorità per sopravvivere in questo mondo frenetico. Le normative sulla privacy (GDPR europea e nLPD Svizzera) hanno dato il colpo di grazia, obbligando le aziende a rivedere e registrare i processi, proteggere i dati, formare i collaboratori.

E quindi ecco che entri in gioco tu: con la tua formazione commerciale hai la possibilità di contribuire all’innovazione della tua azienda. Le tue analisi dei processi possono essere un utile punto di partenza per aiutare i tuoi capi a migliorare l’efficienza operativa e ridurre i costi di gestione. 💪

Leggi cosa dicono gli apprendisti che si sono formati con noi:

“xxxxxx”

Noemi CassianoApprendista di commercio

“xxxxxx”

German AlfaroApprendista in xx

Idee per aiutare la tua azienda ad automatizzare i lavori ripetitivi e archiviare i documenti in modo sicuro

Campo di competenze operative C1. Pianificare, coordinare e ottimizzare compiti e risorse nel settore lavorativo commerciale

Pianificare e coordinare scadenze e incarichi

Come può un’azienda pianificare e coordinare scadenze e incarichi grazie a un sistema di gestione documentale?

Campo di competenze operative C2. Coordinare e attuare processi commerciali di supporto

Riunioni-collaborative-sharp-schermi-grandi

Tenere un verbale o una nota della riunione

Come puoi archiviare in modo sicuro e condividere i verbali solo con le persone autorizzate?

Campo di competenze operative C3. Documentare, coordinare e attuare processi aziendali

Documentare il processo

Come può un’organizzazione disegnare, documentare e condividere i processi in maniera semplice e funzionale?

Campo di competenze operative C5. Seguire e controllare processi finanziari

Controllare le fatture in arrivo

Come può un’impresa snellire il controllo delle fatture in entrata e fare la conciliazione automatica di bolle e ordini?

Campo di competenze operative B2. Coordinare interfacce nei processi aziendali

Inoltrare le informazioni

Come può un’azienda inoltrare le informazioni sia internamente che esternamente senza far circolare dati sensibili?

Campo di competenze operative E1. Utilizzare applicazioni nel settore commerciale

Riconoscere rischi nell’ambito delle sicurezza dei dati

Come si possono tenere i dati al sicuro e rispettare le normative per la protezione dei dati?

Campo di competenze operative E2. Ricercare e valutare informazioni nell’ambito economico e commerciale

Ricercare e utilizzare informazioni commerciali

Come può un’azienda recuperare rapidamente le informazioni necessarie a dare risposte tempestive a clienti, fornitori e colleghi?

sistema di gestione documentale docuware

Gestione delle risorse umane

Gestire le candidature e il dossier dei dipendenti

Come può il reparto HR centralizzare, organizzare e proteggere i dati delle proprie risorse umane e migliorare i flussi HR?

👉 Scoprilo nella pagina dedicata

Conservazione elettronica sostitutiva

Inviare le fatture in pdf in modo sicuro

La notarizzare dei documenti digitali attraverso la blockchain consente la conservazione elettronica sostituiva, ciò significa che puoi tenere il documento in digitale ed eliminare completamente la versione cartacea dei documenti contabili, dei libri di commercio e dei giustificativi.

👉 Scopri come puoi farlo rispettando la legge Svizzera

Buone pratiche per la digitalizzazione dei processi aziendali

In generale queste sono le attività da fare quando si vuole attivare la trasformazione digitale nella propria azienda:

Analizzare i processi esistenti
Identificare, assieme ai team coinvolti, le aree che possono beneficiare della digitalizzazione.
Disegnare i nuovi processi e condividerli in azienda.
Iniziare ad usare un software pensato apposta per archiviare e centralizzare tutti i documenti in un luogo sicuro, e dal quale poter automatizzare i processi aziendali basati sui documenti stessi e sui dati.
Migliorare continuamente i processi esistenti e digitalizzarne di nuovi.
Formare il personale sull’uso delle nuove tecnologie grazie a corsi costruiti su misura in modo da ottimizzare i tempi.

Spesso è proprio l’ultimo punto il più complicato. Perché un software documentale è facilmente integrabile in azienda, anche con gli altri software come il gestionale, la posta elettronica, il CRM, la produzione, ecc.

Ma a volte le persone si oppongono al cambiamento. Hanno “sempre lavorato così” e non vogliono imparare cose nuove. A questo punto potrebbe essere utile per la Direzione prendere in considerazione il Coaching aziendale quale strumento per gestire il cambiamento.

Vuoi digitalizzare i processi della tua azienda?

Chiedici una consulenza gratuita e un’offerta personalizzata.

Il nostro team di esperti in digital transformation è qui per aiutarti a trovare la soluzione perfetta per le tue esigenze.

FAQ – Domande frequenti sul coaching aziendale

Qual è il ruolo del business coach nella guida alla trasformazione digitale?

Il business coach supporta i leader nell’adottare una mentalità digitale, facilitando il processo di cambiamento e assicurando che la transizione verso nuove tecnologie e processi sia fluida e efficace.

Quali sono le sfide comuni che le aziende affrontano durante la digital transformation e come può il coaching aiutare a superarle?

Le sfide comuni includono la resistenza al cambiamento, la mancanza di competenze digitali e le difficoltà nella gestione del cambiamento. Il coaching può aiutare superando queste sfide attraverso il supporto individuale e di squadra, focalizzandosi sullo sviluppo delle competenze necessarie e facilitando una comunicazione efficace per gestire e mitigare la resistenza al cambiamento.

Come il coaching può facilitare la collaborazione tra i reparti IT e gli altri dipartimenti durante la digitalizzazione aziendale?

Il coaching può migliorare la collaborazione enfatizzando l’importanza della comunicazione interfunzionale, aiutando i team a comprendere e apprezzare i bisogni reciproci e lavorando per abbattere i silos organizzativi. Un coach può anche facilitare workshop e sessioni di brainstorming che incoraggiano la collaborazione e la condivisione di idee.

Come integrate le tecniche di coaching nel processo di digitalizzazione?

Durante l’implementazione di processi digitali automatizzati a volte è necessario un approccio più umano e meno tecnico per fare in modo che i collaboratori accolgano con favore il cambiamento. È in queste circostanze che invece di proporre unicamente la formazione sull’utilizzo del sistema, introduciamo anche tecniche di coaching volte a tranquilizzare e a sbloccare le persone.

Che differenza c’è fra formazione e coaching?

Il coaching si concentra sullo sviluppo individuale e mira a migliorare le prestazioni o a risolvere problemi specifici attraverso l’auto-riflessione e la scoperta personale. Gli obiettivi del coaching sono definiti dal coach insieme al coachee e possono evolvere nel corso delle sessioni. La relazione è bidirezionale e si basa su un dialogo aperto e la fiducia. Il coach non necessariamente detiene tutte le risposte ma supporta i coachee nel trovare le proprie soluzioni e percorsi di crescita. I risultati sono valutati attraverso il miglioramento delle prestazioni, il raggiungimento degli obiettivi personali o il cambiamento nel comportamento del coachee.

La formazione si concentra sull’acquisizione di conoscenze specifiche o tecniche. Gli obiettivi sono definiti in anticipo e il contenuto è standardizzato per tutti i partecipanti. È ideale per insegnare nuove competenze, aggiornare le conoscenze su normative o procedure e preparare i dipendenti a compiti specifici. La relazione è generalmente unidirezionale, dal formatore (che detiene la conoscenza) agli allievi (che ricevono e assimilano le informazioni). I risultati sono misurati tramite test o valutazioni per determinare il livello di apprendimento e l’efficacia del corso.

Coaching aziendale cos’è?

Il coaching aziendale è un processo di sviluppo professionale e personale focalizzato sul miglioramento delle prestazioni all’interno di un’organizzazione. Questa forma di coaching si rivolge principalmente ai leader aziendali, ai manager e ai team di lavoro, offrendo loro strumenti e tecniche per affrontare sfide specifiche, raggiungere obiettivi prefissati e migliorare le proprie competenze gestionali e comunicative.

Il coach aziendale lavora spesso su temi come la leadership, la gestione del cambiamento, la comunicazione efficace, il lavoro di squadra e la gestione del tempo. L’obiettivo è aiutare i professionisti a comprendere meglio se stessi e il proprio ruolo all’interno dell’organizzazione, sviluppare nuove abilità e strategie per aumentare l’efficacia personale e di squadra, e infine contribuire al successo dell’azienda.