Città di Mendrisio: un’amministrazione pubblica digitalizzata, efficiente e vicina al cittadino
ISCRIVITI ALLA NEWSLETTERIncastonata tra colline e vigneti nel cuore del Mendrisiotto, al confine con l’Italia, Mendrisio è una città di 15’00 dal fascino mediterraneo che coniuga tradizione, cultura e innovazione. Celebre per le sue processioni del Venerdì Santo, patrimonio UNESCO, e sede del prestigioso campus di architettura dell’USI, Mendrisio offre un mix unico di storia e modernità. Il Monte Generoso domina il paesaggio con i suoi panorami spettacolari, mentre i vigneti circostanti regalano eccellenti Merlot ticinesi.
La Città di Mendrisio ha compiuto un passo deciso verso la digitalizzazione, eliminando la carta e le laboriose procedure manuali. Grazie all’introduzione di workflow automatizzati, oggi i processi amministrativi sono rapidi, tracciabili ed efficienti, con un significativo risparmio di risorse e un netto miglioramento nella qualità dei servizi offerti a cittadini e aziende. La città è oggi un esempio virtuoso di amministrazione pubblica digitalizzata ed efficiente.
La sfida: 15 sedi, 1000 documenti alla settimana, tracciabilità impossibile
Situata nel cuore del Mendrisiotto e con circa 15.000 abitanti, la Città di Mendrisio gestiva, fino al 2019, una mole imponente di documenti cartacei tra oltre 15 sedi distribuite sul territorio.
Questo comportava:
- Spedizioni interne settimanali tra gli uffici
- Documenti in più versioni, difficile tracciabilità
- Fatture senza uno stato visibile
- Uffici trasformati in “centri di ricerca” documentale
L’aumento dei costi e l’inefficienza crescente hanno spinto il team IT a cercare una soluzione in grado di supportare la strategia di digitalizzazione del Comune.
Azienda
Città di Mendrisio
Settore
Amministrazione pubblica
Paese
Svizzera
Integrazioni
Ge.Co.Ti, Microsoft Outlook, DocuSeal
Scarica il pdf del case study
Grazie a DocuWare, ora collaboratrici e collaboratori sanno in ogni momento se la corrispondenza è già stata letta, qual è la fase attuale di elaborazione e quali passaggi mancano alla finalizzazione. Prima non era così.
La soluzione di Palo Alto: processi automatizzati, ecosistema integrato e documenti notarizzati su blockchain
La Città di Mendrisio ha implementato, guidati dalla nostra consulenza strategica e tecnologica, il sistema di gestione documentale DocuWare con il quale è stata in grado di:
- Digitalizzare e automatizzare i processi interni, riducendo drasticamente i tempi di gestione.
- Integrare la soluzione documentale DocuWare con i sistemi esistenti Ge.Co.Ti e Microsoft Outlook, creando un ecosistema interconnesso.
- Dare valore alle fatture creditore per poter eliminare la carta o certificare l’integrità dei file digitali ricevuti grazie alla soluzione di notarizzazione su blockchain DocuSeal
Come funziona
Automazione: il sistema legge i codici QR delle fatture, crea registrazioni e avvia i workflow automaticamente
Sicurezza: ogni documento è firmato digitalmente e protetto da accessi non autorizzati
Standardizzazione: tutti i flussi seguono lo stesso processo, semplificando audit, revisioni e interventi
Efficienza: il personale non perde più tempo a cercare, fotocopiare o inviare manualmente i documenti
Risultati: più tempo, più qualità, meno errori
Con DocuWare, Mendrisio ha trasformato la burocrazia in un sistema agile e orientato al servizio. Il Comune può ora rispondere alla promessa fatta alla cittadinanza: offrire servizi pubblici di alta qualità.
I risultati principali includono:
- Drastica riduzione dei tempi di elaborazione
- Maggiore trasparenza e controllo sui flussi
- Pianificazione finanziaria precisa e in tempo reale
- Risposte più rapide a cittadini e imprese
- Accesso immediato ai documenti, anche da uffici diversi
“DocuWare è parte integrante della nostra strategia di digitalizzazione. La standardizzazione e la trasparenza ottenute con questo DMS contribuiscono in modo significativo ad abbattere le barriere tra l’amministrazione comunale e la cittadinanza le imprese, garantendo una migliore qualità dei servizi per tutte le persone coinvolte.”
Una crescita di valore
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