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QUANTO TI COSTA L’ARCHIVIO CARTACEO?

I documenti cartacei sono inefficienti e producono costi, spesso nascosti.

Elimina la carta dal tuo ufficio e rendi il tuo team più produttivo e più felice.

Il costo dell’archiviazione cartacea di documenti tecnici, amministrativi e contabili è determinato sia dai costi di stampa, carta e stoccaggio in archivio, sia dai costi delle risorse che interagiscono con l’archivio (tempo impiegato per l’archiviazione, la ricerca e la gestione degli archivi).

Con il nostro servizio (basato sui principi della normativa ISO 27001) i tuoi documenti saranno scansionati e indicizzati rispettando le abitudini della tua azienda, per poi essere archiviati digitalmente nel sistema di gestione documentale DocuWare, dove ritroverai tutto con un semplice click.

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ECCO COME DIGITALIZZIAMO I TUOI DOCUMENTI CARTACEI
01. PRESA A CARICO

I documenti e faldoni consegnati dal cliente vengono catalogati e inseriti nelle unità di archiviazione (UDA) da noi fornite, numerate con un codice univoco (rappresentato sia in forma alfanumerica che con codice a barre).

02. NORMALIZZAZIONE

Vengono separati tutti i documenti togliendo graffette o punti metallici e viene verificata l’integrità degli stessi. Il controllo di conformità prevede la conta dei fogli che compongono il documento e la verifica di eventuali anomalie.

03. SCANSIONE

I documenti vengono trasformati da analogici a digitali tramite scanner professionali dedicati.

Una volta generato il file vengono ricontate le pagine da un sistema automatico ed il risultato è confrontato con il valore contato dagli addetti durante la fase di normalizzazione.

04. INDICIZZAZIONE

La fase di indicizzazione prevede l’assegnazione ai documenti degli indici di classificazione (metadati). Un sistema di riconoscimento automatico rileva i caratteri stampati (OCR) e i caratteri manoscritti (ICR) in modo da estrarre e assegnare le informazioni utili ad una successiva ricerca. In questa fase viene effettuata anche la verifica di buona riuscita della scansione.

05. VALIDAZIONE

La fase di collaudo prevede da parte del responsabile del centro servizi un’analisi visiva dei documenti archiviati, con prove di ricerca indici e matching del lotto di lavorazione. Il lotto a questo punto viene collaudato, firmato digitalmente e le immagini trasferite al sistema di gestione documentale DocuWare dove possono essere consultati.

06. MACERO

L’attuale processo prevede lo smaltimento della documentazione scansita. Il macero avverrà 60 giorni dopo il collaudo del lotto di lavorazione, previa approvazione del cliente.

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