Gestione documentale e sistema di Enterprise Content Management

Governa documenti, processi e conformità con un sistema ECM progettato per aziende svizzere.

La gestione documentale non si limita all’archiviazione, ma governa i flussi informativi aziendali, supportando la dematerializzazione dei documenti e dei processi amministrativi.

Palo Alto progetta sistemi di Enterprise Content Management (ECM) basati su DocuWare, integrati nei processi aziendali per ridurre il lavoro manuale, migliorare la tracciabilità e garantire conformità normativa.

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sistema di gestione documentale docuware

Cos’è un sistema di gestione documentale (ECM)

Un sistema di gestione documentale, noto anche come Enterprise Content Management (ECM), è un insieme di tecnologie, metodi e processi che consentono di gestire in modo strutturato i contenuti e i documenti aziendali lungo tutto il loro ciclo di vita.

Dalla creazione e acquisizione dei documenti, passando per la condivisione, l’approvazione e l’utilizzo operativo, fino alla conservazione e alla valorizzazione dei dati, l’ECM permette di governare informazioni critiche in modo centralizzato, sicuro e tracciabile.

In questo contesto, la dematerializzazione rappresenta il passaggio dalla gestione cartacea a processi digitali controllati, riducendo la dipendenza dalla carta e rendendo i flussi più efficienti e affidabili.

Un sistema ECM crea una base informativa solida che supporta sia le attività operative quotidiane sia il controllo e le decisioni aziendali.

Le aree funzionali della gestione documentale

Un sistema ECM efficace si articola in più aree funzionali, ciascuna progettata per rispondere a esigenze operative specifiche, ma tutte integrate in un’unica architettura.

Gestione e archiviazione dei documenti

Organizza, archivia e recupera i documenti aziendali in modo strutturato e sicuro.

La gestione documentale digitale e la dematerializzazione dei documenti consentono di eliminare la carta, ridurre i costi operativi e migliorare l’accesso alle informazioni, garantendo al tempo stesso controllo delle versioni, tracciabilità e rispetto delle normative di conservazione.

> Scopri le soluzioni di archiviazione digitale

Automazione dei processi documentali

Standardizza e automatizza i flussi di lavoro legati ai documenti.

Attraverso workflow documentali è possibile gestire approvazioni, scadenze e passaggi operativi in modo coerente e controllato, riducendo errori e dipendenza da interventi manuali.

> Scopri il workflow documentale

Collaborazione e lavoro digitale

Collabora sui documenti senza perdere controllo e continuità operativa.

Condivisione sicura, smart working, firma elettronica e notarizzazione su blockchain permettono di lavorare in modo flessibile, mantenendo integrità, autenticità e valore legale dei documenti.

> Lavorare in digitale

Conformità, sicurezza e normative

Gestisci documenti e dati sensibili nel rispetto delle normative vigenti.

Un sistema ECM supporta la conformità a GDPR e nLPD (Nuova Legge sulla Protezione dei Dati) grazie a controllo degli accessi, audit trail, conservazione a norma e gestione strutturata delle informazioni, rendendo la dematerializzazione compatibile con i requisiti legali.

> Gestione conforme dei dati

Valorizzazione dei dati documentali

Trasforma i documenti in una fonte strutturata di informazioni.

I contenuti gestiti attraverso l’ECM possono essere analizzati per ottenere visibilità sui processi, individuare inefficienze e supportare decisioni più consapevoli.

> Valorizza i dati documentali

Da quale reparto vuoi iniziare?

Ogni reparto vive la gestione documentale in modo diverso.
Un sistema ECM efficace si adatta ai processi esistenti e li rende più fluidi, controllabili e tracciabili.

Amministrazione e Contabilità

È il reparto in cui il peso della carta, delle verifiche e delle scadenze è più evidente.
Automatizzare questi processi significa ridurre attriti operativi, aumentare il controllo e rendere affidabili attività critiche come fatturazione, pagamenti e adempimenti normativi.

> Soluzioni per amministrazione e contabilità

Risorse Umane

Processi HR lenti e frammentati hanno un impatto diretto sulle persone.
Digitalizzare i flussi documentali permette di rendere le attività più coerenti, tracciabili e semplici da gestire, migliorando l’esperienza interna senza complicare il lavoro.

> Soluzioni ECM per HR

Direzione, Vendite e Marketing

Quando documenti e informazioni non seguono il processo decisionale, le opportunità si perdono.
Un sistema documentale strutturato crea continuità tra strategia, operatività e controllo, evitando dispersioni e incoerenze.

Il metodo Palo Alto

La tecnologia da sola non basta.
Per questo accompagniamo le aziende lungo un percorso strutturato di trasformazione dei processi documentali.

Analizziamo i flussi esistenti, progettiamo il sistema di gestione documentale ECM più adatto, implementiamo la soluzione, formiamo gli utenti e garantiamo supporto continuo nel tempo.

Da quasi 30 anni lavoriamo con DocuWare come piattaforma ECM di riferimento, adattandola a contesti aziendali complessi e regolamentati.

Questo approccio consente di ottenere risultati concreti, sostenibili e coerenti con l’organizzazione aziendale.

Perché affidarsi a Palo Alto per la gestione documentale

SPECIALIZZAZIONE

Ci occupiamo di gestione documentale e dei processi aziendali dal 1995 anni, sia in Ticino che in Svizzera, anche per realtà internazionali.

Scopri chi siamo

PROGETTUALITÀ

L’approccio metodologico sviluppato nel corso degli anni ci consente di offrire a ogni azienda l’opportunità di iniziare a lavorare in digitale in brevissimo tempo.

TECNOLOGIA

L’utilizzo di una piattaforma tra le più diffuse al mondo garantisce la massima affidabilità, sicurezza dei dati e una flessibilità operativa ideale per le specificità di ciascun cliente.

Scopri le potenzialità di DocuWare

Queste aziende si sono affidate alla nostra esperienza e hanno trasformato i propri processi aziendali con noi.

Da 30 anni digitalizziamo i processi delle PMI e delle aziende più importanti del Ticino.

Una piattaforma ECM di gestione documentale affidabile e integrabile

Utilizziamo la piattaforma di Enterprise Content Management DocuWare, riconosciuta a livello internazionale, per garantire sicurezza dei dati, affidabilità, flessibilità operativa e integrazione con i sistemi aziendali esistenti.

L’esperienza di Palo Alto non si limita alla tecnologia: il valore nasce dalla progettazione dei processi, dall’adozione corretta della piattaforma e dal supporto continuo nel tempo.

Il nostro livello di competenza sulla piattaforma DocuWare è riconosciuto ufficialmente a livello internazionale:

Inizia dalla gestione documentale

Questa pagina è il punto di partenza per comprendere come strutturare, automatizzare e governare la gestione documentale, dalla dematerializzazione dei documenti fino alla valorizzazione dei dati aziendali.

Da qui puoi approfondire le singole soluzioni, valutare l’area da cui iniziare e confrontarti con un consulente.