Eliminare la carta nel rispetto delle normative non è mai stato così facile!
Partendo dalla solida base del sistema di gestione documentale e archiviazione elettronica DocuWare, è stato implementato un processo digitale che, passando attraverso la blockchain, garantisce l’integrità dei documenti e rende dimostrabile l’immutabilità dei file archiviati su DocuWare.
DocuSeal offre un metodo sicuro e conforme alla normativa per la conservazione sostitutiva elettronica dei documenti contabili, dei libri di commercio e dei giustificativi.
DocuSeal è una soluzione Made in Switzerland che si avvale della tecnologia blockchain 3A Chain della Città di Lugano ed è integrabile con DocuWare e altri sistemi ECM/DMS.
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Meno spese per la tenuta di archivi cartacei: una volta applicata la tecnologia nel modo corretto i giustificativi contabili cartacei possono essere eliminati e quelli digitali sono ricercabili con un click.
Le fatture debitori si possono spedire in tranquillità anche in elettronico, perché ai destinatari viene data la possibilità di verificare l’integrità della fattura ricevuta.
Grazie alla soluzione documentale e di archiviazione elettronica DocuWare, gli utenti autorizzati possono accedere ai documenti in modo sicuro e veloce da qualsiasi parte del mondo, eliminando la necessità di trasferimenti fisici o di invio di documenti tramite mezzi tradizionali.
L’intero processo di conservazione digitale avviene utilizzando il protocollo HTTPS, che garantisce la protezione dei dati durante la trasmissione e l’elaborazione.
Se hai DocuWare i documenti rimangono nel tuo archivio e non si creano ulteriori archivi.
La conservazione elettronica dei documenti contabili e dei libri di commercio comporta la trasformazione e il mantenimento di tali registrazioni in formato digitale. Questo processo di digitalizzazione è dettato da una serie di normative atte a garantire l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la disponibilità dei documenti nel tempo.
A differenza di altri paesi la Svizzera non impone strumenti tecnologici specifici.
I libri di commercio, i documenti contabili, la corrispondenza commerciale ed i giustificativi sono tutti documenti che possono essere conservati in digitale.
Per poter sostituire la carta col digitale vanno sempre rispettati i principi della tenuta regolare dei conti.
Per poter garantire l’integrità dei documenti sono da rispettare una serie di requisiti tecnici e procedurali.
La relazione sulla gestione e relazione di revisione (il bilancio ed il conto economico) invece sono documenti che vanno conservati su carta con firma autografa.
Le informazioni correlate, come i verbali e i log files, devono essere conservate.
Per i documenti salvati su supporti alterabili (cloud, dischi rigidi o amovibili, supporti di memoria solid state, ecc) deve essere garantita l’integrità delle informazioni tramite precauzioni tecniche (es. firma digitale) e determinato il momento della memorizzazione (es. marcatura oraria) senza possibilità di falsificazione.
Il servizio DocuSeal acquisisce i documenti richiesti dall’archivio di DocuWare, ne calcola le hash, le registra sulla blockchain e aggiorna su DocuWare i campi indice aggiungendovi la hash, l’ID di transizione e un timbro utile per dimostrare visivamente agli utenti che il documento è stato sigillato (o notarizzato).
Ogni documento, digitale o digitalizzato, ha un’identità univoca che si traduce nell’insieme di caratteri e pixel dai quali è composto. Il valore crittografico di questa identità si chiama hash ed è paragonabile ad un’impronta digitale.
Tutto il processo avviene in modo criptato e sicuro con protocollo HTTPS per garantire la privacy e l’integrità dei dati sensibili.
La blockchain è un registro trasparente in cui le singole attività registrate sono tutte verificabili in autonomia. In DocuWare, ogni documento registrato nella blockchain con DocuSeal, contiene i riferimenti per poter verificare in qualsiasi momento che il documento non sia stato modificato dall’origine.
Attraverso l’utilizzo della conservazione digitale su DocuWare e della marcatura oraria su rete 3ACHAIN, possiamo garantire l’integrità e l’autenticità dei documenti conservati, offrendo così ai nostri clienti un servizio di conservazione sostitutiva di lunga durata che rispetta pienamente le leggi e i regolamenti svizzeri.
Cos’è la notarizzazione dei documenti su blockchain?
Tradizionalmente la notarizzazione di un documento è un’azione compiuta dal notaio, che garantisce l’autenticità di un accordo preso tra due o più parti tramite il rilascio di un atto notarile.
La notarizzazione su blockchain assume un significato diverso: il termine notarizzazione non è legalmente corretto, ma ha ormai preso piede in ambito digitale e quando si parla di notarizzazione di un documento su blockchain si intende quel processo che prova immutabilmente che a una certa data e ora (il cosiddetto “timestamp“), nel corso degli eventi, sia stato certificato un determinato documento.
Dal momento della notarizzazione del documento la sua presenza* rimarrà immutabile nella Blockchain sotto forma di un codice alfanumerico crittografato che prende il nome di “hash”.
Il codice hash è univoco per ogni documento registrato su Blockchain, esattamente come l’impronta digitale umana, unica e irreplicabile. Nel momento in cui verrà cambiata una sola virgola o un singolo pixel nel documento, il codice hash cambierà.
Grazie alla funzione dell’hashing si potrà sempre verificare se a posteriori l’hash sia stato modificato o meno.
Nota: * Non sarà il documento pdf ad esistere nella blockchain ma la sua “impronta digitale” sotto forma di codice alfanumerico.
Perché si usa il codice hash per la notarizzazione su Blockchain?
Perché ogni documento ha un peso e quanti più dati verranno registrati sulla Blockchain tanto più basse saranno le performance della stessa e proporzionalmente più elevati saranno i costi per il suo utilizzo. Per questo motivo per utilizzare una minore quantità di dati possibile invece di caricare l’intero documento sulla blockchain si carica solo la sua impronta digitale alfanumerica.
Come posso verificare autonomamente la correttezza e la veridicità dei dati presenti sulla ricevuta di notarizzazione?
È possibile grazie alla funzione dell’HASHING ossia la verifica dell’hash.
Come certifichiamo i tuoi documenti sulla Blockchain?
Per certificare un documento tramite blockchain è necessario integrare un sito o un app con una Blockchain in modo da poter fare l’upload del documento in maniera user-friendly e ottenere dal sito un documento PDF con le informazioni di hash e timestamp, come prova tangibile dell’avvenuta notarizzazione del documento appena caricato.
Il servizio DocuSeal proposto da Palo Alto sfrutta l’integrazione fra il software DocuWare e la blockchain della Città di Lugano (3A Chain).
Quali sono i giustificativi per la tenuta regolare dei conti?
La corrispondenza, le ordinazioni, le fatture dei fornitori, le copie delle fatture emesse, i contratti di vendita, i giustificativi di pagamento, i nastri di cassa, le decisioni di imposizione all’importazione e all’esportazione dell’AFD, i libri ausiliari, i giustificativi interni quali rapporti di lavoro, le cartelle d’officina o di laboratorio, i buoni di scarico di magazzino, i riepiloghi per i rendiconti IVA, i rendiconti IVA ecc.
Per quanto tempo devo conservare i documenti?
Cos’è un supporto elettronico alterabile
È un supporto elettronico sia fisico (hard disk, CD, DVD, memorie USB, ecc.) che virtuale (server in cloud) sul quale è possibile scrivere, cancellare o modificare i file salvati nello stesso.
L’ordinanza inerente la tenuta e la conservazione dei libri di commercio prescrive che anche i supporti d’informazione alterabili vengano autorizzati ma solo a determinate condizioni. In questi casi dei procedimenti tecnici, come ad esempio la firma elettronica, devono garantire l’integrità delle informazioni registrate. Il momento in cui le informazioni sono state memorizzate deve poter essere provato senza possibilità di falsificazione (ad esempio, grazie a un sistema di marcatura oraria). Le informazioni, come ad esempio i verbali e i log files, devono anch’esse essere conservate. Un certo numero di software in vendita sul mercato include queste funzioni.
Quando la soluzione DocuSeal non è sufficiente e cosa mi serve?
Una firma elettronica semplice con marca temporale (ad es. la soluzione DocuSeal, o un timbro nominale di DocuWare) ha validità legale solo se un documento non prevede requisiti formali.
Ogni qualvolta un documento necessita della firma autografa, ossia nel diritto privato vengono impiegate formulazioni quali «… per scritto …», «…in forma scritta …», «… apporre la firma…» è richiesta la firma digitale qualificata.
Conformemente all’articolo 14 capoverso 2bis del Codice delle obbligazioni, soltanto le firme elettroniche qualificate dotate di una marca temporale qualificata hanno lo stesso valore legale della firma autografa.
Solo la firma elettronica qualificata e il sigillo elettronico regolamentato appartengono alle firme disciplinate dalla FiEle e sono quindi conformi a uno standard di qualità (norme ETSI) valido per la Svizzera e l’UE e definito con precisione in termini di sicurezza tecnica, protezione contro gli abusi e sicurezza dell’identità dei firmatari.
Fonte: https://www.bit.admin.ch/bit/it/home/temi/elektronische-signatur/rechtliches/vertragsrecht.html
Quali sono i documenti cartacei che non posso eliminare?
La legge Svizzera dice chiaramente che la firma di alcuni documenti non è ancora sostituibile con la firma elettronica qualificata.
(Art. 14 capoverso 2bis del CO 2bis La firma elettronica qualificata corredata di una marca temporale qualificata ai sensi della legge del 18 marzo 2016 sulla firma elettronica è equiparata alla firma autografa. Sono fatte salve le disposizioni legali o contrattuali contrarie.)
È il caso per esempio di:
È consigliabile, in questo momento storico, conservare in originale i contratti o i documenti in cui è presente la doppia firma degli accordatari.
NB: Viceversa, qualora il contratto/accordo originale fosse nativamente digitale e quindi firmato con firma elettronica qualificata da entrambe le parti, la sua archiviazione deve essere digitale in quanto l’autenticità delle firme elettroniche può essere verificata solo elettronicamente e un’eventuale stampa su carta non consente questa possibilità.
Cos’è la blockchain e perché si utilizza per la conservazione dei documenti
La blockchain è una tecnologia decentralizzata che offre una maggiore sicurezza quando applicata alla conservazione dei documenti.
Amazon lo spiega così:
Un database blockchain archivia i dati in blocchi collegati tra loro in una catena. I dati sono cronologicamente coerenti perché non è possibile eliminare o modificare la catena senza il consenso della rete ed i suoi nodi. Di conseguenza, è possibile utilizzare la tecnologia blockchain per creare un libro mastro inalterabile o immutabile per tracciare gli ordini, i pagamenti, gli account e altre transazioni. Il sistema dispone di meccanismi integrati che impediscono l’inserimento di transazioni non autorizzate e creano coerenza nella visualizzazione condivisa di tali transazioni.
Nel mondo sono disponibili diverse blockchain, pubbliche e private, tutte basate sullo stesso concetto. La Città di Lugano ha fondato nel 2021 una blockchain con il nome 3AChain i cui “nodi” sono forniti dalla città e da un gruppo di aziende private del territorio, di cui identità e sostenibilità sono verificate e controllate dalla Città di Lugano.
Per il servizio DocuSeal, Palo Alto ha scelto l’affidabile e autorevole blockchain della Città di Lugano, in grado di creare un libro mastro inalterabile delle registrazioni dei vostri documenti e di sigillarli in modo sicuro e conforme.
Nel mondo sono disponibili diverse blockchain, per Palo Alto investire sulla 3A Chain fa parte della propria strategia sociale d’impresa: dar valore al territorio, acquistando e producendo innovazione.
La Città di Lugano ha fondato la 3AChain nel 2021. I “nodi” della blockchain sono forniti dalla città e da un gruppo di aziende private del territorio, la cui identità e sostenibilità sono verificate e controllate dalla città stessa.
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