Come Point Service SA ha trasformato la sua gestione documentale con Palo Alto
ISCRIVITI ALLA NEWSLETTERPoint Service SA è un’azienda leader nel settore dei servizi HR in Ticino, con un’esperienza pluriennale nel mercato e una presenza consolidata sul territorio dal 2002. È specializzata nei settori dell’edilizia, della logistica, dell’industria e dell’amministrazione, ambiti in cui è in grado fornire risposte tempestive e qualificate alla domanda di personale dei suoi clienti.
Scenario di partenza
Prima dell’adozione di DocuWare, Point Service affrontava diverse sfide nella gestione dei documenti e dei processi interni, che avevano un impatto negativo sulla produttività, sulla qualità del servizio e sulla conformità legale.
Nello specifico, emergevano l’esigenza di:
- Digitalizzare e automatizzare i processi documentali legati alla registrazione del personale: i nuovi collaboratori dovevano registrarsi attraverso un lungo processo, che prevedeva prima una telefonata (non tracciata) e successivamente il recarsi in sede per portare di persona i documenti. La registrazione e la presa in carico di tutte queste informazioni era svolta in maniera manuale.
- Ottimizzare l’organizzazione dei documenti: Point Service aveva bisogno di organizzare, archiviare e gestire in modo efficiente i documenti dei collaboratori (curriculum, permessi, moduli, certificazioni, ecc.), al fine di ridurre il tempo impiegato nella ricerca e nel reperimento delle informazioni.
- Ridurre l’uso della carta e i costi associati alla gestione dei documenti cartacei.
- Ridurre l’errore umano: era necessario implementare un sistema che minimizzasse gli errori nella gestione dei documenti, migliorando l’accuratezza delle informazioni e riducendo i rischi legati a ritardi, inefficienze e problemi di conformità.
- Garantire la tracciabilità e la sicurezza dei dati: Point Service aveva bisogno di una soluzione che garantisse la tracciabilità e la sicurezza delle informazioni personali, in conformità con le normative sulla privacy e sulla protezione dei dati, come LPD/ GDPR.
Azienda
Point Service SA
Settore
Risorse umane
Paese
Svizzera
Campi d’applicazione
Workflow legati alla gestione del personale:
- Dossier digitali degli impiegati
- Gestione delle scadenze dei documenti
- Conformità con la nLPD
La soluzione proposta da Palo Alto con DocuWare
Implementazione
Per rispondere alle esigenze di Point Service, abbiamo proposto l’adozione di DocuWare. Nello specifico abbiamo implementato un progetto per la gestione di tutti i flussi documentali riguardanti il personale, l’importazione e la categorizzazione dei documenti, la definizione dei flussi di lavoro automatizzati e l’ottimizzazione delle procedure aziendali.
Tra le funzionalità più rilevanti per cliente, l’introduzione di un sistema di monitoraggio delle scadenze dei documenti, con la possibilità di impostare specifici alert e notifiche, che richiamano l’attenzione su una particolare azione da eseguire (per es. il rinnovo di un documento).
Formazione dei dipendenti
La fase di implementazione ha incluso anche la formazione dei dipendenti. Per garantire il successo dell’implementazione di DocuWare, è infatti essenziale coinvolgere i dipendenti, affinché comprendano come utilizzare correttamente la piattaforma e siano a proprio agio con le nuove funzionalità e procedure.
Supporto post-implementazione
Dopo l’implementazione di DocuWare, continuiamo a fornire supporto a Point Service, monitorando i progressi e assicurandoci che l’adozione della piattaforma porti benefici concreti e duraturi.
Risultati e benefici ottenuti con DocuWare
L’implementazione di DocuWare con Palo Alto SA ha portato numerosi benefici a Point Service:
- Riduzione dei costi: grazie alla digitalizzazione dei documenti, l’azienda ha risparmiato significativamente sui costi delle copie cartacee, liberando inoltre spazio negli uffici.
- Miglioramento dei flussi di lavoro: L’automazione e l’ottimizzazione dei processi interni, nonché l’accesso diretto e rapido alle informazioni, hanno portato a un aumento del 30% nella produttività.
- Riduzione degli errori umani: L’adozione di DocuWare ha ridotto l’errore umano del 60%, migliorando l’accuratezza delle informazioni
- Sicurezza e tracciabilità dei dati: La conformità di DocuWare alla normativa sulla privacy e sulla protezione dei dati, come la nLPD, e le certificazioni ISO 9001 e 27001 garantiscono la massima sicurezza e affidabilità delle informazioni gestite.
- Scalabilità e flessibilità: Docuware consente sempre di aggiungere o modificare funzionalità in base alle necessità future. Visti gli ottimi risultati ottenuti con la prima fase di implementazione, il cliente ci ha chiesto di integrare nel progetto la digitalizzazione della gestione dei corsi di formazione.
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