La gestione del know-how aziendale

La conoscenza in azienda rappresenta il “saper fare”. È un sapere frutto di esperienza ed impresso nella testa e nelle mani di chi lo ha sviluppato negli anni.

Diventa know-how e patrimonio aziendale quando condiviso e documentato perché diviene replicabile, tramandabile e non vincolato ad una o più specifiche persone.

È un patrimonio unico e immenso. Ecco perché ogni azienda dovrebbe prendere sul serio questo tema.

Informazioni non strutturate o legate alle singole persone possono ostacolare e rallentare la produttività, oltre ad essere un rischio per la competitività.

Avere un know-how interno documentato, accessibile ed aggiornato consente di essere più competitivi sul mercato e questo è evidente.

Meno evidente è valorizzare e quantificare una risorsa non materiale.

Per rimanere competitivi a lungo termine è necessario implementare dei processi di “knowledge management”, conoscere sempre lo stato attuale ed aggiornare le informazioni e le conoscenze.

Il beneficio? prendere decisioni più facilmente e rapidamente e pianificare strategie in modo più affidabile ed efficace.

Un sistema ECM Cloud DocuWare può risolvere tutte le necessità in questo ambito e garantirti i requisiti del buon knowledge management:

• Acquisizione semplificata delle informazioni riguardanti la conoscenza e la formazione
• Condivisione delle informazioni per un trasferimento di conoscenza sia orizzontale che verticale ed uno scambio rapido per gestire passaggi di consegna od onboarding in modo agile
• Ottimizzazione dei processi di gestione e automatismo di attività e scadenze
• Promozione della comunicazione, dell’innovazione e dell’incubazione di idee
• Aumento dell’efficienza, della produttività e della competitività
• Aumento della soddisfazione del cliente grazie ad una capacità di risposta rapida alle richieste
• Sostegno allo sviluppo personale e professionale dei dipendenti, che contribuisce in modo significativo alla loro soddisfazione, al benessere aziendale ed alla costruzione della fiducia in sé stessi
• Formazione continua per generare nuova conoscenza, aggiornarla e ancorarla a lungo termine.

Informazioni gestite VS informazioni non gestite

Le informazioni gestite, aggiornate e archiviate consentono di avere una conoscenza esplicita, registrata in documenti ed istruzioni e facilmente trasmissibile.

Le informazioni non gestite restano nel campo della conoscenza tacita, basata sull’esperienza individuale, non documentata e difficilmente accessibile se non oggetto di sporadica condivisione in scambi diretti.

I dipendenti di lunga data ed esperti, in particolare, hanno una grande quantità di conoscenza implicita (“conoscenza tacita”) che è importante mettere a disposizione di tutti i colleghi e preferibilmente prima che i rispettivi dipendenti lascino l’azienda.

Cosa archiviare per una buona gestione del know-how aziendale?

In un sistema ECM flessibile come DocuWare è possibile archiviare tutto ciò che riporresti in un CRM o in un ERP, ma senza limitazioni, con i benefici dell’indicizzazione e della lettura intelligente, dell’automazione dei processi e dell’integrazione nativa con tutto il mondo Office 365 compreso Teams. Le informazioni che puoi gestire possono essere in ambito tecnologico, commerciale, finanziario e strategico.

Il modello SECI per l’organizzazione globale della conoscenza

Se vuoi ispirarti a questo modello (Ikujirō Nonaka e Hirotaka Takeuch) e implementare una gestione completa della conoscenza, ecco gli aspetti da includere:

• Socializzazione: osservando e praticando, un dipendente impara direttamente dai colleghi. Ora ha lui stesso quel know-how, anche se ancora implicitamente.
• Articolazione: con l’aiuto di ipotesi, concetti e modelli il dipendente articola le conoscenze acquisite e le mette in pratica. Riflessioni e confronti aiutano a mettere a terra la conoscenza in modo preciso, corretto e comprensibile.
• Combinazione: la nuova conoscenza viene messa nero su bianco, digitalizzata e confrontata con quella esistente per integrarla. Le istruzioni risulteranno ordinate e aggiornate.
• Interiorizzazione: nel corso del tempo i dipendenti contribuiscono con i propri suggerimenti ed arricchimenti. La conoscenza diventa quindi nuovamente implicita e il ciclo ricomincia da capo.

Allenare l’acquisizione della conoscenza nella pratica

L’azienda che vuole crescere è un’organizzazione che apprende.

Se dipendenti e dirigenti sono consapevoli dell’importanza della formazione continua e dello scambio di conoscenze, i processi saranno un gran miglioramento, su una base già solida.

Ecco gli step per un buon allenamento:

• Determinare lo status quo per la gestione della conoscenza
• Fornire capacità tecnico-pratiche
• Stabilire strutture per la gestione della conoscenza in azienda per l’effettiva implementazione.
• Disegnare processi di trasferimento delle conoscenze
• Prevedere programmi di formazione interna e tutoraggio tra dipendenti mescolando generazioni e livelli di esperienza
• Riunioni tra nuovi dipendenti e mentor/responsabili per chiarire questioni aperte
• Ulteriore formazione e qualificazione dei singoli dipendenti per la trasmissione delle conoscenze
• Mantenere la conoscenza aggiornata.

Vediamo nella pratica quali funzioni dovrebbe avere la tua piattaforma digitale della conoscenza, basata su un sistema ECM Cloud DocuWare

• Accesso da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, così che l’acquisizione delle conoscenze sia possibile anche fuori dall’ufficio.
• Gestione degli utenti con classificazione chiara della conoscenza esistente per avere dei riferimenti chiari.
• Limitare l’accesso alle informazioni sensibili.
• Raggruppare gli utenti con competenze simili.
• Gestire file di formati diversi.
• Gestire documenti e informazioni in modo razionale consentendo una ricerca rapida e puntuale.
• Controllare le versioni per tenere traccia delle modifiche.
• Automazione degli stati dei documenti e della gestione del know-how e della formazione dei collaboratori da parte responsabili.

In conclusione, oggi le aziende non possono più evitare la gestione della conoscenza. Quanto più rapidamente cambiano i requisiti, tanto migliore e organizzata deve essere la struttura necessaria per equipaggiare i dipendenti.

Una piattaforma di conoscenza digitale con processi di controllo e trasferimento della conoscenza ben organizzati sono il modo migliore per implementare con successo la gestione della conoscenza in azienda, come ciclo continuo.