Digitalizza il tuo reparto HR con DocuWare
La soluzione di gestione documentale DocuWare Cloud è l’ideale per gestire i file digitali dei dipendenti. Puoi amministrare in modo efficiente e sicuro tutta la documentazione dei dipendenti e automatizzare i processi manuali e le attività che richiedono più tempo.
Ecco qualche esempio di cosa puoi fare con DocuWare in ambito HR:
1. Mantieni i dati del personale ordinati e aggiornati
Se è necessario modificare i dati sensibili del personale come indirizzo, coordinate bancarie o informazioni famigliari, è possibile dare ai dipendenti un formulario elettronico dal quale DocuWare estrae gli indici, genera PDF e attiva flussi per la visione da parte dell’ufficio risorse umane.
È possibile, inoltre, ricevere notifiche dal sistema quando ci sono documenti in scadenza e automatizzare le attività di rinnovo o revisione.
2. Distribuisci automaticamente le buste paga via e-mail
Stampi ancora le buste paga? Se sì sai che poi devi piegarle, imbustarle e consegnarle con discrezione o spedirle al dipendente. Tutte attività che richiedono costi e tempo. Con il flusso di lavoro digitale puoi archiviare le buste paga in DocuWare nella cartella digitale del dipendente. I dipendenti verranno avvisati automaticamente via e-mail e potranno accedere immediatamente alla loro busta paga tramite un link sicuro legato all’accesso DocuWare. O riceverla in PDF via e-mail se non hanno accesso a DocuWare.
3. Organizza le offerte di lavoro e le candidature spontanee
Vuoi trovare la persona giusta il più rapidamente possibile? Con DocuWare i candidati possono candidarsi tramite un formulario elettronico (integrato nel sito web aziendale) nel quale inserire le informazioni personali, allegare documenti e dare il consenso al trattamento dati.
Un processo digitale automatizzato e strutturato smista poi le candidature sulla base di requisiti specifici e distribuisce i compiti ai reparti coinvolti. Quando è il momento opportuno avvisa il candidato prescelto via e-mail qualora vi fossero documenti da consegnare o dispositivi da ritirare.
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4. Valuta le candidature e assumi i profili idonei
Con un flusso automatico DocuWare potrai semplificare le attività di valutazione delle candidature, inviare risposte automatiche via e-mail, avvisare e ringraziare anche i non idonei, precompilare i nuovi contratti per le candidature idonee, sfruttando i dati forniti durante la candidatura, attraverso il form online.
DocuWare utilizza le informazioni acquisite con i form e pre-compila automaticamente i template dei documenti necessari all’on-boarding (es: bozza contratto, modulo privacy, richiesta dispositivi) e li invia per e-mail al neo-assunto per visione.
5. Coordina le attività di on-boarding
Controlla digitalmente le attività di on-boarding in modo che tutto, dalle postazioni, ai dispositivi, agli account e-mail, sia pronto per i nuovi assunti. Con un flusso automatico DocuWare tutte le attività avvengono nei tempi giusti e il neo-assunto è sempre aggiornato. In questo modo è possibile snellire anche le attività amministrative relative a un cambio di reparto o alla conclusione di un rapporto di lavoro.
6. Gestisci le assenze e i permessi
Che si tratti di ferie, malattia o congedo parentale, i dipendenti possono comodamente registrare le assenze tramite comodi formulari digitali online. DocuWare invierà per tempo le notifiche e la richiesta di autorizzazione al responsabile di reparto e all’HR.
7. Ricerca in modo semplice e veloce le informazioni dei tuoi dipendenti
Ovunque ti trovi, con un sistema Cloud DocuWare, puoi accedere e cercare in un click un documento per uno specifico dipendente, con più possibilità:
- Ricerca intuitiva tramite cartella digitale del dipendente
- Ricerca flessibile con parola chiave contenuta nel documento (full-text) o lista di selezione e per indice
- Ricerca tramite collegamenti logici tra documenti
- Ricerca recente o salvata tra le liste
Scopri come può aiutarti DocuWare ad essere nLPD e GDPR compliant!
8. Proteggi i dati dei tuoi dipendenti
Con DocuWare puoi limitare l’accesso ai documenti attraverso ruoli e profili di autorizzazione o configurando l’auto eliminazione di alcuni documenti alla fine del loro periodo di conservazione. Il sistema di permessi DocuWare consente di definire chi ha accesso a cosa e di monitorare gli accessi e le modifiche alle informazioni.
9. Migliora la comunicazione interna
Con un semplice flusso di lavoro puoi inviare circolari, regolamenti o importanti istruzioni in sicurezza chiedendo conferma della presa visione, attraverso un flusso automatico. DocuWare apporrà un timbro digitale e saprai sempre chi ha visionato e quando.
Con DocuWare hai un’assistente digitale e più tempo per le attività ad alto valore aggiunto!
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Palo Alto è specializzata in digitalizzazione dei documenti e automazione di processi.
