CASE STUDY
Rafforzare la gestione documentale per migliorare efficienza e servizio ai clienti
✔ Digitalizzazione di oltre 50.000 documenti
✔ Integrazione con sistemi aziendali esistenti
✔ Maggiore velocità di accesso alle informazioni
Il progetto in sintesi
Azienda: WMM Group
Settore: Servizi fiduciari e consulenza
Paese: Svizzera
Situazione iniziale: Processi manuali, archivi fisici, accesso lento ai documenti, multi-sede
Intervento: Implementazione sistema di gestione documentale integrato con Abacus, ISAwin, Quorum, INSA
Obiettivo: Maggiore controllo e scalabilità operativa
La sfida: processi manuali che rallentavano l’efficienza operativa
Prima dell’introduzione di una soluzione digitale, WMM Group gestiva enormi volumi di documenti cartacei:
- 50.000 documenti annuali fra banca e dossier fiscali o immobiliari.
- tempi lunghi di elaborazione fra la consegna dei documenti da parte dei clienti e la creazione di copie per la fiduciaria.
- costi di archiviazione fisica (+ 15’000 documenti/anno ad occupare spazio in archivio)
- costi elevati per lo smaltimento a norma
Le richieste da parte di clienti e revisori richiedevano interventi laboriosi, rallentando le attività quotidiane e limitando la capacità di WMM Group di offrire un servizio rapido e agile.
Il contesto
WMM Group è un’azienda svizzera con oltre cinquant’anni di storia che ha saputo evolversi con successo nel panorama della consulenza multisettoriale: fiscale e aziendale, gestione patrimoniale, amministrazione e intermediazione immobiliare.
Grazie alla digitalizzazione, ha trasformato la sua operatività per semplificare la collaborazione fra i suoi 80 collaboratori e gli oltre 2’500 clienti, migliorare la qualità dei servizi e offrire soluzioni di maggior valore ai propri clienti. WMM ha introdotto DocuWare nel 2013 e questo percorso di innovazione costante è culminato nel riconoscimento del Digital Leaders Award 2024 per l’implementazione di un sistema di gestione documentale innovativo e strategico.
La trasformazione digitale realizzata con il supporto di Palo Alto SA ci ha permesso di ottimizzare i processi su vari livelli e di offrire ai clienti un servizio più rapido, personalizzato e dal valore aggiunto.
Partecipo con interesse ai webinar organizzati da Palo Alto per i propri clienti: hanno un taglio professionale, un orientamento pragmatico e una durata ottimale, davvero utili perché ci aprono la strada a futuri sviluppi e aumentano il valore della soluzione adottata.
La soluzione di Palo Alto: un sistema flessibile e scalabile su tutto il gruppo, in grado di adattarsi alle esigenze
In Palo Alto SA abbiamo collaborato con WMM Group per implementare DocuWare, un sistema di gestione documentale in grado di rivoluzionare l’accesso, l’archiviazione e la condivisione dei documenti. La nostra consulenza è andata oltre l’integrazione tecnologica: ci siamo concentrati sull’allineamento della soluzione alle necessità operative e strategiche del cliente, garantendo una scalabilità senza intoppi per l’intero gruppo.
Mappatura processi
Identificazione punti critici
Introduzione sistema documentale
Integrazione con Abacus, iSwin, Quorum, INSA
Definizione ruoli
Workflow strutturati
Regole di accesso
Come funziona
DocuWare acquisisce i documenti e ne estrae automaticamente i dati rilevanti, che vengono utilizzati per due finalità principali:
- Indicizzazione strutturata nell’archivio documentale
- Trasferimento delle informazioni ai sistemi aziendali, come i software di contabilità (Abacus, ISAwin), il gestionale immobiliare (Quorum) o il sistema di gestione portafoglio (INSA)
Il sistema DMS non si limita quindi all’archiviazione, ma diventa parte attiva del processo amministrativo, supportando l’automazione delle fasi successive, inclusa la contabilizzazione delle fatture.
Integrazione bidirezionale tra sistemi
L’integrazione è progettata in modalità bidirezionale.
Quando una fattura viene registrata nella contabilità finanziaria, DocuWare aggiorna automaticamente lo stato del documento archiviato tramite timbri digitali utilizzati anche nei workflow di approvazione.
Allo stesso tempo, i documenti collegati a processi gestiti in Abacus, ISAwin, Quorum o INSA possono essere richiamati direttamente da questi sistemi con un semplice clic.
Questo garantisce:
- coerenza tra documento e dato contabile
- tracciabilità completa dei processi
- accesso controllato anche per collaboratori non coinvolti nella registrazione contabile
L’impatto
Con l’adozione di DocuWare, WMM Group ha raggiunto un’efficienza operativa senza precedenti. Oggi, il 50% dei collaboratori utilizza quotidianamente il sistema per gestire le proprie attività, liberando risorse da dedicare al core business. Inoltre, la possibilità di integrare direttamente i clienti nei processi digitali ha rafforzato la loro fiducia e la qualità del servizio percepito.
I risultati principali includono:
- Riduzione dei tempi di ricerca e accesso ai documenti.
- Miglioramento della trasparenza nei flussi di lavoro, grazie all’utilizzo di timbri digitali e processi di approvazione chiari.
- Aumento della capacità di servire clienti e revisori in modo proattivo e professionale.
collaboratori
documenti all’anno digitalizzati
“Oggi, tutti i dipendenti autorizzati possono accedere facilmente e in qualsiasi momento alle informazioni necessarie, senza interferire con le attività delle altre divisioni aziendali. La soluzione di Palo Alto SA si distingue per la sua semplicità d’uso, e grazie alle sue numerose funzionalità, il nostro team di consulenza garantisce ai clienti un servizio di altissimo valore, allineato ai più elevati standard professionali.”
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Ogni organizzazione ha processi diversi.
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