Come WMM Group ha rafforzato la sua Value Chain con Palo Alto per offrire maggiore valore ai propri clienti
ISCRIVITI ALLA NEWSLETTERWMM Group è un’azienda svizzera con oltre cinquant’anni di storia che ha saputo evolversi con successo nel panorama della consulenza multisettoriale: fiscale e aziendale, gestione patrimoniale, amministrazione e intermediazione immobiliare.
Grazie alla digitalizzazione, ha trasformato la sua operatività per semplificare la collaborazione fra i suoi 80 collaboratori e gli oltre 2’500 clienti, migliorare la qualità dei servizi e offrire soluzioni di maggior valore ai propri clienti. WMM ha introdotto DocuWare nel 2013 e questo percorso di innovazione costante è culminato nel riconoscimento del Digital Leaders Award 2024 per l’implementazione di un sistema di gestione documentale innovativo e strategico.
La sfida: processi manuali che rallentavano l’efficienza operativa
Prima dell’introduzione di una soluzione digitale, WMM Group gestiva enormi volumi di documenti cartacei – dai 50.000 documenti bancari annuali ai dossier fiscali e immobiliari.
- Il lavoro manuale comportava tempi lunghi di elaborazione fra la consegna dei documenti da parte dei clienti e la creazione di copie per la fiduciaria.
- Oltre 15’000 documenti all’anno che andavano ad occupare spazio fisico negli archivi cartacei
- e che andavano poi eliminati a costi elevati per lo smaltimento a norma
Le richieste da parte di clienti e revisori richiedevano interventi laboriosi, rallentando le attività quotidiane e limitando la capacità di WMM Group di offrire un servizio rapido e agile.
Azienda
WMM Group
Settore
Tax and Business Advisory, Wealth Management, Real Estate Management
Paese
Svizzera
Integrazioni
Abacus, ISAwin, Quorum, INSA
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La trasformazione digitale realizzata con il supporto di Palo Alto SA ci ha permesso di ottimizzare i processi su vari livelli e di offrire ai clienti un servizio più rapido, personalizzato e dal valore aggiunto.
Partecipo con interesse ai webinar organizzati da Palo Alto per i propri clienti: hanno un taglio professionale, un orientamento pragmatico e una durata ottimale, davvero utili perché ci aprono la strada a futuri sviluppi e aumentano il valore della soluzione adottata.
Il risultato è un ambiente aziendale orientato alla crescita e all’innovazione, con una piattaforma digitale perfettamente integrabile con altri sistemi in uso.
La soluzione di Palo Alto: un sistema flessibile e scalabile su tutto il gruppo, in grado di adattarsi alle esigenze
In Palo Alto SA abbiamo collaborato con WMM Group per implementare DocuWare, un sistema di gestione documentale in grado di rivoluzionare l’accesso, l’archiviazione e la condivisione dei documenti. La nostra consulenza è andata oltre l’integrazione tecnologica: ci siamo concentrati sull’allineamento della soluzione alle necessità operative e strategiche del cliente, garantendo una scalabilità senza intoppi per l’intero gruppo.
Grazie a DocuWare, WMM Group è stata in grado di:
- Digitalizzare e automatizzare i processi interni, riducendo drasticamente i tempi di gestione.
- Integrare la piattaforma con sistemi esistenti come Abacus, ISAwin, Quorum e INSA, creando un ecosistema interconnesso.
- Offrire valore ai propri clienti, consentendo loro di inviare documenti digitali (scansioni o pdf) e partecipare a flussi di lavoro automatizzati
Come funziona
DocuWare acquisisce i documenti dei clienti e ne analizza i dati, che vengono successivamente utilizzati per due finalità principali:
- l’indicizzazione nell’archivio documentale
- il trasferimento delle informazioni ad altri sistemi informatici, come i software di contabilità Abacus e ISAwin, il sistema di gestione immobiliare Quorum o quello di gestione del portafoglio INSA.
Questo approccio consente al sistema DMS di andare oltre la semplice archiviazione, supportando anche l’automazione delle fasi successive, come la contabilizzazione delle fatture.
La perfetta integrazione e interconnessione tra i processi permettono uno scambio bidirezionale di dati tra i diversi sistemi. Per esempio, quando una fattura viene registrata nella contabilità finanziaria, DocuWare aggiorna automaticamente lo stato del documento archiviato tramite un timbro digitale, utilizzato anche nei processi di approvazione. Inoltre, i documenti associati a un processo gestito da Abacus, ISAwin, Quorum o INSA possono essere richiamati direttamente in DocuWare con un semplice clic da ciascuno di questi programmi. Questo facilita la tracciabilità dei processi anche per i collaboratori che non sono direttamente coinvolti nella fase di registrazione.
L’impatto: Un modello operativo ottimizzato e orientato al cliente
Con l’adozione di DocuWare, WMM Group ha raggiunto un’efficienza operativa senza precedenti. Oggi, il 50% dei collaboratori utilizza quotidianamente il sistema per gestire le proprie attività, liberando risorse da dedicare al core business. Inoltre, la possibilità di integrare direttamente i clienti nei processi digitali ha rafforzato la loro fiducia e la qualità del servizio percepito.
I risultati principali includono:
- Riduzione dei tempi di ricerca e accesso ai documenti.
- Miglioramento della trasparenza nei flussi di lavoro, grazie all’utilizzo di timbri digitali e processi di approvazione chiari.
- Aumento della capacità di servire clienti e revisori in modo proattivo e professionale.
“Oggi, tutti i dipendenti autorizzati possono accedere facilmente e in qualsiasi momento alle informazioni necessarie, senza interferire con le attività delle altre divisioni aziendali. La soluzione di Palo Alto SA si distingue per la sua semplicità d’uso, e grazie alle sue numerose funzionalità, il nostro team di consulenza garantisce ai clienti un servizio di altissimo valore, allineato ai più elevati standard professionali.”
Una crescita di valore
Vuoi migliorare l’efficienza dei processi e generare maggiore valore per i clienti? Palo Alto SA è il partner ideale per guidarti in questa trasformazione.
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