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Città di Mendrisio: un’amministrazione pubblica digitalizzata, efficiente e vicina al cittadino​

Dall’abbandono della carta all’introduzione di workflow automatizzati: la Città di Mendrisio ha trasformato i propri processi amministrativi rendendoli rapidi, tracciabili e di alta qualità per cittadini e imprese.

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Città di Mendrisio: un’amministrazione pubblica digitalizzata, efficiente e vicina al cittadino

LA SFIDA

15 sedi, 1000 documenti alla settimana, tracciabilità impossibile​

Situata nel cuore del Mendrisiotto e con circa 15.000 abitanti, la Città di Mendrisio gestiva, fino al 2019, una mole imponente di documenti cartacei tra oltre 15 sedi distribuite sul territorio.

Questo comportava:

  • Spedizioni interne settimanali tra gli uffici
  • Documenti in più versioni, difficile tracciabilità
  • Fatture senza uno stato visibile
  • Uffici trasformati in “centri di ricerca” documentale
  • Complessità nella gestione delle scadenze documentali

L’aumento dei costi e l’inefficienza crescente hanno spinto il team IT a cercare una soluzione in grado di supportare la strategia di digitalizzazione del Comune.

A questi si aggiunge il rischio normativo: la mancanza di un sistema strutturato rende complesso dimostrare integrità, autenticità e reperibilità nel tempo.

AZIENDA

Città di Mendrisio​

SETTORE

Amministrazione pubblica​

PAESE

Svizzera​

INTEGRAZIONI

Ge.Co.Ti, Microsoft Outlook, DocuSeal​

IL CONTESTO

Efficienza e innovazione: il nuovo standard della Pubblica Amministrazione​

Incastonata tra i vigneti del Mendrisiotto, Mendrisio è una città di 15.000 abitanti che coniuga tradizione e innovazione. Celebre per le processioni patrimonio UNESCO e sede del campus di architettura dell’USI, offre un mix unico di storia e modernità, dominato dal Monte Generoso.

Oggi la Città rappresenta un modello virtuoso di amministrazione digitale. Grazie all’eliminazione della carta e all’introduzione di workflow automatizzati, i processi amministrativi sono diventati rapidi, tracciabili ed efficienti. Questa trasformazione ha permesso un significativo risparmio di risorse e un netto miglioramento nella qualità dei servizi offerti a cittadini e aziende.

Grazie a DocuWare, ora collaboratrici e collaboratori sanno in ogni momento se la corrispondenza è già stata letta, qual è la fase attuale di elaborazione e quali passaggi mancano alla finalizzazione. Prima non era così.​

Paolo Camponovo
Responsabile IT – WMM Group

SOLUZIONE PROPOSTA

Processi automatizzati, ecosistema integrato e documenti notarizzati su blockchain​

La Città di Mendrisio ha implementato, guidati dalla nostra consulenza strategica e tecnologica, il sistema di gestione documentale DocuWare con il quale è stata in grado di:

  • Digitalizzare e automatizzare i processi interni, riducendo drasticamente i tempi di gestione.
  • Integrare la soluzione documentale DocuWare con i sistemi esistenti Ge.Co.Ti e Microsoft Outlook, creando un ecosistema interconnesso.
  • Dare valore alle fatture creditore per poter eliminare la carta o certificare l’integrità dei file digitali ricevuti grazie alla soluzione di notarizzazione su blockchain DocuSeal

ADOZIONE E IMPATTO

Verso un’amministrazione agile: tecnologia al servizio della comunità​

L’adozione di DocuWare ha permesso di automatizzare i flussi di lavoro tramite la lettura di codici QR e firme digitali, garantendo sicurezza e standardizzazione. Questo passaggio ha eliminato la gestione manuale e la ricerca cartacea, permettendo al personale di operare in un ecosistema interconnesso.

Con DocuWare, Mendrisio ha trasformato la burocrazia in un sistema agile e orientato al servizio. Il Comune può ora rispondere alla promessa fatta alla cittadinanza: offrire servizi pubblici di alta qualità.

I risultati principali includono:

  • Drastica riduzione dei tempi di elaborazione
  • Maggiore trasparenza e controllo sui flussi
  • Pianificazione finanziaria precisa e in tempo reale
  • Risposte più rapide a cittadini e imprese
  • Accesso immediato ai documenti, anche da uffici diversi

“DocuWare è parte integrante della nostra strategia di digitalizzazione. La standardizzazione e la trasparenza ottenute con questo DMS contribuiscono in modo significativo ad abbattere le barriere tra l’amministrazione comunale e la cittadinanza le imprese, garantendo una migliore qualità dei servizi per tutte le persone coinvolte.”